Cheltuieli de deplasare administrator

Conform art. 76 alin. (2) din Codul fiscal, regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:

m) indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare primite pe perioada deplasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul desfasurarii activitatii, astfel cum este prevazut in raportul juridic, de catre administratorii stabiliti potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat, de catre directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat potrivit legii, de catre membrii directoratului de la societatile administrate in sistem dualist si ai consiliului de supraveghere, potrivit legii, precum si de catre manageri, in baza contractului de management prevazut de lege, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:

(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic;

(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic.

Administratorul poate beneficia asadar de de diurna neimpozabila in limita plafonului stabilit conform reglementarilor fiscale si contractului de mandat/administrare. Exista doua plafoane distincte pentru diurna acordata administratorului, iar valoarea cea mai mica dintre cele doua reprezinta diurna neimpozabila.

Pentru a determina diurna neimpozabila, se efectueaza doua calcule:

Calculul 1: Se calculeaza 2,5 ori nivelul pentru diurna institutiilor publice (in cazul deplasarilor in tara) sau 2,5 ori nivelul diurnei stabilite pentru personalul roman trimis in strainatate (in cazul deplasarilor in strainatate).

Aceasta suma se compara cu plafonul de 3 remuneratii prevazute in contractul de mandat/administrare, raportat la numarul de zile lucratoare din luna respectiva si se alege suma mai mica.

Calculul 2: Se calculeaza remuneratia administratorului inmultita cu 3 si impartita la numarul de zile lucratoare din luna in care are loc deplasarea. Aceasta suma este comparata cu plafonul stabilit conform primului calcul.

Pentru exemplificare, sa presupunem ca administratorul are o remuneratie de 1000 lei si ca se deplaseaza in SUA in luna mai 2025. Diurna pentru institutiile publice in SUA a este de 53 usd/zi. Calculul plafonului de 2,5 ori nivelul diurnei institutiilor publice este 132.5 Euro/zi. Se compara aceasta suma cu plafonul de 3 remuneratii de care beneficiaza administratorul raportat la numarul de zile lucratoare din luna si se alege suma mai mica.

Daca nu se acorda diurna insa se deconteaza masa servita se are in vedere incadrarea in plafonul deductibil al diurnei.

In situatia prezentata, cheltuiala cu cazarea si micul dejun aferenta deplasarii administratorului nu poate fi considerata automat deductibila fiscal, intrucat nu exista documente care sa demonstreze legatura deplasarii cu activitatea economica a societatii si factura este emisa pe numele administratorului persoana fizica.

Pentru ca aceasta cheltuiala sa poata fi incadrata ca deductibila fiscal, trebuie sa fie dovedita legatura directa cu activitatea firmei, conform art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, care stabileste ca sunt deductibile doar cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile.

In lipsa unei invitatii sau a altor documente externe (de exemplu corespondenta cu partenerii, contracte, dovada participarii la o intalnire de afaceri sau la un eveniment profesional), societatea poate solicita administratorului sa intocmeasca o declaratie pe propria raspundere in care sa descrie scopul deplasarii, perioada exacta, locul deplasarii, persoanele sau companiile contactate si modul in care deplasarea s-a desfasurat in interesul societatii.

Aceasta declaratie va avea rol de document intern justificativ care sustine caracterul profesional al cheltuielii. Daca pe baza acestei declaratii se poate demonstra ca deplasarea a fost efectuata in interesul activitatii economice a societatii, iar factura si plata pot fi corelate cu aceasta deplasare, cheltuiala se poate considera deductibila in limita prevederilor legale privind cheltuielile de deplasare.

In caz contrar, daca administratorul nu poate justifica scopul profesional al deplasarii, suma achitata pentru cazare si mic dejun se va trata ca avantaj in natura acordat acestuia, supus impozitului pe venit si contributiilor sociale, iar cheltuiala va fi nedeductibila fiscal la nivelul societatii.

Prin urmare, se recomanda ca administratorul sa intocmeasca o declaratie scrisa privind scopul deplasarii, pentru a permite incadrarea corecta a cheltuielilor drept deductibile si pentru a sustine justificarea acestora in eventualitatea unui control fiscal.