Deducere cheltuieli intretinere sediu social aflat la domiciliul asociatului

Din punct de vedere al deductibilitatii cheltuielilor, in cazul in care sediul societatii se afla in locuinta proprietate a unei persoane fizice asociat unic si administrator, folosita si in scop personal, cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente sediului sunt deductibile in limita de 50% din valoarea cheltuielilor, corespunzatoare suprafetelor puse la dispozitia contribuabilului in baza contractelor incheiate intre parti, in acest scop, dupa cum se prevede la art. 25 alin. 3 lit. k din Codul fiscal si pct. 15 alin. 3 din Normele metodologice de aplicare. Cheltuielile sunt justificate cu documente legale, cum sunt contractele incheiate cu furnizorii de utilitati si alte documente.

De asemenea, incepand cu anul 2024, potrivit art. 25 alin. 3 lit. k 1 din Codul fiscal este deductibila 50% din valoarea cheltuielilor de functionare, intretinere si reparatii aferente unui sediu social achizitionat de catre contribuabil in cladiri de locuinte sau in cladiri individuale de locuit, din ansambluri rezidentiale definite potrivit prevederilor legale, care nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice. In cazul in care sediul social, aflat in patrimoniul contribuabilului, este utilizat in scop personal de catre actionari sau asociati, cheltuielile respective sunt considerate ca fiind efectuate in favoarea acestora, potrivit prevederilor art. 25 alin. 4 lit. d, fiind nedeductibile la calculul rezultatului fiscal.

Prin urmare, pentru cheltuielile cu utilitatile (energie electrica, apa, gaze naturale) aferente unui sediu aflat in locuinta personala a asociatului unic, folosita in scop personal, se aplica o limita de deductibilitate de 50%, insa numai pentru partea corespunzatoare suprafetelor puse la dispozitia contribuabilului in baza contractelor incheiate intre cele doua parti, in acest scop. Pentru deducere este nevoie de existenta documentelor justificative corespunzatoare fiecarei situatii particulare, respectiv contracte incheiate de societate cu furnizorii de utilitati, facturi, contracte de comodat cu clauze de suportare a utilitatilor insotite de deconturi de cheltuieli care au atasate facturi de utilitati emise pe numele proprietarului persoana fizica si dovada achitarii acestora etc.

In masura in care facturile de utilitati sunt suportate de societate in integralitate (100%), pe langa nedeductibilitatea de 50% pentru partea corespunzatoare suprafetei alocate sediului social plus 100% nedeductibilitate pentru diferenta de suprafata utilizata in scop personal (ca locuinta de domiciliu), intervine si incidenta prevederilor art. 114 alin. 2 lit. h din Codul fiscal potrivit carora bunurile si/sau serviciile primite de un participant la persoana juridica, acordate/furnizate de catre persoana juridica in folosul personal al acestuia sunt considerate venituri din alte surse si impozitate ca atare prin retinerea la sursa a impozitului pe venit de 10%.

Cu alte cuvinte, societatea poate sa inregistreze in contabilitatea proprie cheltuielile cu utilitatile la intreaga lor valoare, insa acestea vor fi deductibile numai in procent de 50% pentru partea corespunzatoare suprafetelor puse la dispozitie pentru sediu social, iar diferenta de cheltuieli este nedeductibila si considerata a fi efectuata in favoarea/scopul personal al asociatului unic si supuse impozitului pe veniturile din alte surse.

Daca asociatul unic achita facturi suportate de societate din contul/cardul sau personal, stingerea facturilor se poate face prin inregistrarea contabila 401 = 4551, urmand ca ulterior suma corespunzatoare sa fie decontata asociatului unic prin inregistrarea contabila 4551 = 5311 (5121).