Emitere facturi chirie catre un client inactiv

Consecinte fiscale si riscuri

Pentru chiriasul inactiv: Cea mai grava consecinta este ca acesta isi pierde dreptul de deducere a TVA-ului si a cheltuielii cu chiria. Desi el este obligat sa plateasca factura, sumele respective nu ii vor reduce impozitul pe profit si nici nu ii vor permite recuperarea TVA.

Pentru societatea dumneavoastra (activa): In calitate de prestator de servicii (inchiriere), dumneavoastra aveti obligatia de a emite facturi, de a colecta si de a vira TVA-ul aferent, indiferent de starea fiscala a partenerului. Riscul principal nu este unul de deducere (deoarece dumneavoastra vindeti, nu cumparati), ci unul comercial si juridic, deoarece inactivitatea poate fi un pas spre dizolvarea automata a firmei chiriase daca situatia persista mai mult de 12 luni.
Pentru vanzarea de bunuri sau prestarea de servicii catre clienti inactivi nu este prevazuta in Codul fiscal vreo scutire de tva si nu sunt implicatii din punct de vedere fiscal.

Prin urmare, facturile au fost emise corect presupun cu tva.

Numai in cazul achizitiilor de la societati inactive se pune problema deductibilitatii tva (conform art. 11 din Codul fiscal).

Contabilul trebuie sa continue inregistrarea operatiunilor conform contractului de inchiriere in vigoare, dar cu o atentie sporita la documentarea platilor.

Emiterea facturilor

Puteti si trebuie sa emiteti facturi de chirie in continuare, atata timp cat contractul este valabil. Factura se emite pe numele societatii chiriase, chiar daca aceasta este inactiva.

Tratamentul platii facute de administrator (persoana fizica): Plata efectuata de administratorul strain din contul personal in numele firmei sale este considerata o plata efectuata de un tert in numele si in contul altei persoane.

Pentru societatea dumneavoastra, plata stinge creanta pe care o aveti fata de chirias. Este esential ca pe dovada de plata sa fie mentionat clar ca suma reprezinta „chirie/garantie in numele SC... conform contract/factura nr...”.

Inregistrarile contabile pentru dumneavoastra vor fi:

Emiterea facturii:

4111 (Clientul inactiv) = %
706 Venituri din chirii
4427 TVA colectata

Incasarea banilor (la data extrasului de cont):

5121 (Banca) = 4111 (Clientul inactiv).

Pana cand chiriasul isi rezolva problemele cu ANAF, va recomandam urmatoarele:

1. Verificarea periodica: Verificati lunar starea partenerului in Registrul contribuabililor inactivi/reactivati pe site-ul ANAF pentru a vedea cand are loc reactivarea.
2. Comunicarea: Informati oficial chiriasul (eventual printr-o notificare scrisa) ca, din cauza starii de inactivitate, facturile emise de dumneavoastra nu ii sunt deductibile, fapt care ii poate genera costuri suplimentare si amenzi.
3. Documentatia platii: Solicitati administratorului chiriasului sa intocmeasca documente interne (cum ar fi o decizie sau o dispozitie) prin care societatea sa recunoaste ca plata a fost facuta in numele ei, pentru a evita orice confuzie privind stingerea datoriei.
4. Reactivarea: Chiriasul trebuie sa depuna toate declaratiile restante, sa achite datoriile fiscale si sa demonstreze ca functioneaza la sediul social pentru a fi reactivat de ANAF.

In concluzie, puteti continua relatia contractuala, dar este vital sa mentineti o evidenta contabila clara si sa fiti constienti ca riscul de neplata sau de insolventa al partenerului creste odata cu declararea inactivitatii acestuia.