Evidenta stocuri
Am o situatie contabila privind evidenta stocurilor si as dori o opinie de specialitate privind corectitudinea si riscurile fiscale.
Societatea a avut un stoc de marfa vechi, evaluat la aproximativ 100.000 lei, rezultat din evidenta anterioara si inventar. La momentul schimbarii programului de contabilitate, avand in vedere ca firma este in insolventa- reorganizare si acest stoc este cu rotatie foarte lenta( ex in 2025 au fost doar 5 facturi de vanzare din acest stoc), stocul nu a fost introdus analitic pe articole in noul soft, ci a fost preluat global in contul 371, creandu-se un singur reper stoc vechi 1* valoarea. Reperele active sunt introduse detaliat, si se descarca la fiecare factura de vanzare( sunt din alt profil de activitate decat cela anterior)
Detalierea stocului pe articole este pastrata intr-un fisier Excel, care contine cantitati si costuri de achizitie pentru fiecare produs.
In practica, la momentul vanzarii:
- identific produsul vandut in Excel,
- determin costul de achizitie,
- inregistrez descarcarea de gestiune la cost (607 = 371) pentru valoarea respectiva,
- scad valoarea corespunzatoare din stocul global.
Pentru stocurile active (achizitii recente), evidenta este tinuta cantitativ-valoric in programul de contabilitate, cu descarcare automata sau pe articole.
Intrebarea mea este:
Este acceptabil din punct de vedere fiscal sa mentin aceasta structura mixta (stoc global pentru marfa veche + gestiune analitica pentru stocuri active, cu evidenta externa in Excel)?
Exista riscuri la un control fiscal sau in context SAF-T pentru aceasta metoda de evidenta si descarcare?
Este obligatorie migrarea intregului stoc pe articole in sistemul informatic sau este suficienta evidenta justificativa externa (Excel + inventar)?
Multumesc.
Raspuns:
Conform politicilor contabile, o entitate poate alege intre metoda cantitativ-valorica si cea global-valorica pentru evidenta stocurilor. Totusi, metoda global-valorica este specifica, de regula, comertului cu amanuntul, presupunand evidenta la pret de vanzare si utilizarea coeficientului K pentru descarcarea gestiunii.
In cazul dumneavoastra, utilizarea unui "reper global" in software, dar efectuarea descarcarii la cost de achizitie pe baza unui fisier Excel extern (607 = 371), creeaza o hibridizare care poate fi problematica:
- Principiul fondului asupra formei: Documentele justificative trebuie sa reflecte fidel realitatea economica. Desi fisierul Excel sustinut de listele de inventar reprezinta o proba, el nu face parte integranta din sistemul informatic de contabilitate, ceea ce poate ridica semne de intrebare privind integritatea datelor.
- Permanentizarea metodelor: Politicile contabile trebuie aplicate consecvent. Trecerea la un sistem global doar pentru stocul vechi, in timp ce restul activitatii este cantitativ-valoric, poate fi considerata o inconsecventa in absenta unei justificari solide in notele explicative.
Sistemul SAF-T reprezinta cel mai mare risc pentru aceasta metoda de lucru. Desi raportarea stocurilor (modulul Stocks) se face doar la solicitarea ANAF, termenul de depunere este de minim 30 de zile calendaristice.
Detalierea produselor in Sectiunea 2.10 (PhysicalStock) din SAF-T necesita raportarea fiecarui produs cu cod de identificare, cantitate si valoare. Inregistrarile globale (1 reper * valoare) nu indeplinesc aceste cerinte tehnice.
ANAF a clarificat ca stocurile pentru care se tine evidenta prin metoda global-valorica nu se raporteaza in sectiunea de stocuri a SAF-T. Totusi, deoarece dumneavoastra descarcati gestiunea la cost (specific metodei cantitativ-valorice), Fiscul va considera ca aveti obligatia raportarii detaliate.
Depunerea incorecta sau incompleta a fisierului SAF-T se sanctioneaza cu amenda intre 500 si 1.500 lei. Riscul major este ca software-ul sa nu poata genera automat fisierul XML corect din cauza lipsei analiticelor, iar corectarea manuala a mii de linii in format XML este practic imposibila in 30 de zile.
Riscuri la controlul fiscal si in insolventa:
Controlul fiscal: Organele de control pot solicita fisele de magazie pentru orice produs. Dependenta de un fisier Excel poate fi contestata daca nu exista o corelare perfecta si trasabila intre facturile de vanzare, costurile din Excel si notele contabile din program.
Contextul insolventei: Administratorii sunt responsabili de organizarea contabilitatii conform legii. Tinerea unei contabilitati care nu respecta normele legale poate atrage raspunderea patrimoniala in cazul in care se considera ca acest mod de lucru a ingreunat stabilirea cauzelor insolventei sau analiza activelor.
Inventarierea: Indiferent de metoda, evaluarea la inventar este obligatorie, iar listele de inventariere trebuie sa puna de acord soldul scriptic cu cel faptic.
Recomandare
Desi evidenta externa (Excel + Inventar) este o proba justificativa, ea nu este suficienta pentru a asigura conformitatea digitala ceruta de SAF-T in 2025 si 2026.
Este recomandata migrarea intregului stoc pe articole in sistemul informatic din urmatoarele motive:
1. Automatizarea SAF-T: Permite generarea corecta a modulelor de stocuri si miscari de bunuri la solicitarea ANAF.
2. Notele contabile de descarcare (607=371) vor fi generate automat si corelate direct cu factura, eliminand riscul de eroare umana la calculul manual al costului din Excel.
3. Ofera o imagine fidela si conforma a activelor, esentiala intr-o procedura de reorganizare.
Daca doresti sa discuti direct cu un consultant, te poti programa oricand, AICI.
Newsletter PortalCodulFiscal.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalCodulFiscal.ro si primesti cadou Raportul special "Modificari fiscale 2026"!
Un produs marca 