Monografie factura prestari servicii catre partener din SUA. Raportare in D406

Conform art. 278 alin. (2) din Codul Fiscal, locul prestarii este considerat a fi in SUA (acolo unde beneficiarul isi are sediul activitatii economice).

Operatiunea este neimpozabila in Romania. Nu colectati TVA (nu aplicati cota de 21% si nu folositi regimul de taxare inversa, acesta din urma aplicandu-se doar la achizitii).

Pe factura trebuie inscrisa o mentiune care sa ateste acest regim: “Operatiune neimpozabila in Romania conform art. 278 alin. (2) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal.”

Factura se emite in valuta agreata (de obicei USD), insa inregistrarea in contabilitate se face in lei, utilizand ultimul curs de schimb comunicat de BNR in ziua emiterii facturii(art. 290 alin. (2) Cod Fiscal),  ultimul curs de schimb comunicat de BNR in ziua anterioara datei facturii (cursul publicat de BNR in jur de ora 13:00, valabil pentru ziua urmatoare):

“(2) Daca elementele folosite pentru stabilirea bazei de impozitare a unei operatiuni, alta decat importul de bunuri, se exprima in valuta, cursul de schimb care se aplica este ultimul curs de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau ultimul curs de schimb publicat de Banca Centrala Europeana ori cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, valabil la data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operatiunea in cauza, iar, in cazul operatiunilor supuse sistemului TVA la incasare prevazut la art. 282 alin. (3) - (8), la data la care ar fi intervenit exigibilitatea taxei pentru operatiunea in cauza daca nu ar fi fost supusa sistemului TVA la incasare. In situatia in care se utilizeaza cursul de schimb publicat de Banca Centrala Europeana, conversia intre monede, altele decat moneda euro, se realizeaza prin intermediul cursului de schimb al monedei euro pentru fiecare dintre monede. In contractele incheiate intre parti trebuie mentionat daca pentru decontari va fi utilizat cursul de schimb al unei banci comerciale, in caz contrar aplicandu-se cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau cursul de schimb publicat de Banca Centrala Europeana.”

Obligatii declarative :

• Declaratia 390 (D390): NU se depune pentru clientii din SUA, deoarece D390 vizeaza exclusiv operatiunile intracomunitare (UE).
• RO e-Factura: NU este obligatorie pentru clientii din afara Romaniei (SPV vizeaza tranzactiile cu locul prestarii in Romania).
• Decontul de TVA (D300): Tranzactia se raporteaza in D300 la randul 3 .

Inregistrarea in evidenta contabila :

A. Inregistrarea facturii de prestari servicii IT (la cursul BNR din ziua emiterii, cursul afisat de catre BNR in ziua anterioara valabil in ziua emiterii facurii):
4111 = 704

B. Reevaluarea lunara a creantei in USD (la sfarsitul fiecarei luni, daca factura ramane neincasata): Conform normelor contabile, creantele in valuta se reevalueaza la sfarsitul fiecarei luni la cursul BNR din ultima zi lucratoare a lunii:

In caz de diferente favorabile de curs (cursul BNR a crescut):
4111 = 765

In caz de diferente nefavorabile de curs (cursul BNR a scazut):
665= 4111

C. Inregistrarea incasarii facturii:
5124 = 4111

Daca cursul din data incasarii este mai mare decat cel de inregistrare (diferenta favorabila):
4111 = 765

Daca cursul din data incasarii este mai mic decat cel de inregistrare (diferenta nefavorabila):
665  = 4111

Modul de raportare in Declaratia SAF-T (D406)

In fisierul XML SAF-T (D406), tranzactia cu partenerul din SUA va fi reflectata in mai multe sectiuni obligatorii din structura periodica (D406-P):

A. Sectiunea MasterFiles (Nomenclatoare)

Customers (Clienti):

Clientul din SUA trebuie salvat in nomenclator cu datele de identificare minimale obligatorii: denumirea completa a companiei, tara (codul de tara “US”), localitatea (orasul) si restul elementelor de adresa (stat, strada etc.). Lipsa localitatii (elementul City) sau a regiunii va genera erori blocate de validatorul ANAF.
Judetul (judP) nu este obligatoriu deoarece tara este diferita de RO.

Codul de inregistrare fiscala (CIF/CUI echivalent, de exemplu EIN-ul firmei din SUA) se completeaza in campul dedicat, insa in cazul clientilor non-UE care nu sunt inregistrati in scopuri de TVA in Romania, lipsa unui format CIF de tip RO este permisa. In cazul partenerilor din afara UE care nu sunt inregistrati in scopuri de TVA, codul fiscal (CIF/CUI) poate lipsi.

Programul va genera automat codul unic de identificare al partenerului in format SAF-T (Cus ID).

Nomenclatorul de Taxe (MasterFiles: TaxTable):

Chiar daca factura este emisa fara TVA, fiecare rand al facturii de vanzare trebuie sa aiba asociat un cod de taxa (Tax Code) si un tip de taxa (Tax Type) din nomenclatorul SAF-T. Trebuie selectat codul corespunzator tranzactiilor neimpozabile cu locul prestarii in afara Romaniei conform art. 278 alin. (2). Selectarea unui cod de taxa necorespunzator va genera erori la testele de integritate (cum ar fi Testul 2 de corelatie a TVA).

Nomenclatorul de Articole (MasterFiles: Products):

Daca serviciile IT sunt facturate din modulul de stocuri/servicii, acestea trebuie asociate cu un cod corespunzator. Pentru servicii, in mod uzual se completeaza codul tarifar vamal (NC8) implicit cu 99999999 sau 00000000, ori cel general utilizat: 99500000 (Tranzactii nespecificate).

Unitatea de masura utilizata trebuie sa fie corelata cu nomenclatorul UN/ECE (de regula se foloseste XZZ – “stabilita de comun acord”). Daca facturarea se face direct din modulul de contabilitate (fara stocuri), programul va exporta automat cantitatea ca fiind 1, iar pretul egal cu valoarea totala a facturii.

B. Sectiunea GeneralLedgerEntries (Registrul Jurnal)

Toate notele contabile generate (inregistrarea facturii, reevaluarile lunare si incasarile in valuta) sunt raportate in registrul jurnal unic. Este obligatoriu sa utilizati exclusiv conturi sintetice si analitice valide, in conformitate cu planul de conturi oficial prevazut de Ordinul 1802/2014. Conturile invalide sau sinteticele de gradul I raportate gresit in loc de cele de gradul II (de exemplu, utilizarea contului 428 in loc de 4281) vor bloca validarea declaratiei

C. Sectiunea SourceDocuments - SalesInvoices (Facturi de vanzare)

Incasarea facturii in contul de valuta trebuie raportata in aceasta sectiune.

Factura emisa catre partenerul din SUA se raporteaza la nivel de linie.

Pentru fiecare linie de serviciu, se exporta: detaliile clientului (Customer ID), valoarea in USD si echivalentul in RON, tipul de factura (de regula codul standard 380 pentru factura normala) si codul de taxa asociat regimului neimpozabil selectat din TaxTable.

In modulul financiar, este obligatorie completarea metodei de incasare (ex. transfer bancar). Tranzactiile care nu au asociata metoda de plata vor aparea pe fond portocaliu (cu erori) in jurnalele de verificare si vor fi respinse de validator

 Inainte de generarea si validarea finala a declaratiei D406 prin validatorul ANAF (DUKIntegrator), asigurati-va ca datele de adresa ale partenerului extern (tara, orasul) sunt completate corect in ERP-ul dvs. pentru a evita erorile de tipul “atribut prezent dar vid nepermis” din sectiunea Customers.