Transmitere eronata factura in SPV

In situatia in care ati trimis facturi dublate in SPV (din sisteme diferite), este important de retinut ca o factura validata si primita in sistemul RO e-Factura nu mai poate fi stearsa, anulata sau modificata. Desi sistemul ANAF ar trebui sa respinga automat facturile 100% identice, daca exista diferente minore (cum ar fi lipsa seriei in prima transmitere fata de a doua), sistemul le accepta ca documente distincte.

Daca facturile trimise din noul ERP sunt duplicatul celor din sistemul vechi, nu este recomandat sa incercati stornarea lor clasica, deoarece au aceleasi date de identificare si ar putea crea confuzie in serii. Solutia optima este:

a.Notificarea ANAF: Transmiteti un mesaj prin formularul de contact din SPV in care explicati eroarea tehnica si specificati clar indexul de incarcare al fiecarei facturi dublate.

b.Informarea clientului: Anuntati clientul despre eroare si solicitati-i sa transmita un mesaj oficial prin sectiunea de mesaje din propriul SPV. In mesaj, beneficiarul trebuie sa precizeze ca nu va lua in considerare factura dublata (cea fara serie sau cea trimisa din eroare).

c.Inregistrarea in contabilitate: Atat dumneavoastra, cat si clientul, veti inregistra in contabilitate doar una dintre cele doua facturi (cea corecta, emisa conform regulamentelor interne)

Daca facturile trimise fara serie sunt considerate eronate din punct de vedere legal si doriti anularea lor explicita prin documente fiscale, procedura este stornarea, conform art. 330 din Codul fiscal:

“(1) Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:
a) In cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura;
b) In cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.”

Factura storno trebuie sa anuleze integral factura gresita (cea trimisa din noul sistem fara serie). Pe factura storno, treceti minus la cantitate, in timp ce pretul unitar ramane pozitiv.

Pentru ca stornarea sa fie valida si corelata de ANAF, trebuie sa completati in XML campurile de referinta catre factura initiala (BT-25 pentru numarul facturii initiale si BT-26 pentru data acesteia).

ANAF recomanda utilizarea codului 380 (factura) cu valori negative pentru stornare.

Atat factura de stornare, cat si orice factura noua corecta trebuie transmise in SPV in termen de 5 zile lucratoare de la data emiterii.

Important: Nu incercati sa retransmiteti aceeasi factura cu acelasi numar sperand sa o “suprascrieti”, deoarece acest lucru va genera noi duplicate in sistem si va complica situatia.

Riscuri si recomandari pentru control fiscal:

Evitarea dublei impuneri: Daca lasati facturile dublate fara o notificare oficiala sau stornare, exista riscul ca, la un control, sa vi se solicite plata TVA-ului pentru ambele documente, deoarece ambele sunt considerate valide in SPV.

Trasabilitatea: Mentineti o evidenta clara a indexurilor de descarcare si a corespondentei cu clientii prin SPV. In e-Factura, “originalul” este considerat fisierul XML insotit de semnatura Ministerului Finantelor.

Termenul de 5 zile: Orice document de corectie (storno) sau factura noua trebuie transmisa in SPV in termen de 5 zile lucratoare de la data emiterii

Avand in vedere ca facturile nu sunt dublate in noul program, ci doar in SPV, cea mai sigura metoda de a evita sanctiunile de 15% din valoarea facturii (pentru netransmiterea corecta sau raportarea eronata) este notificarea oficiala prin SPV si mesaje de refuz din partea beneficiarilor pentru exemplarele trimise din eroare.