Cheltuieli cu interventii chirurgicale salariat

Un salariat al unei societati a suferit un accident in trafic cu autoturismul de firma pe drumul spre societate, din culpa unui alt conducator auto. Avand in vedere ca salariatul a avut nevoie de interventii de urgenta si medicatie, societatea a acordat acestuia un ajutor care s-a incadrat la cheltuieli sociale, conform CCM si de asemenea a incheiat cu acesta un contract prin care i-a virat acestuia o suma de bani pentru cheltuieli medicale, urmand ca salariatul sa restituie acesti bani cand va fi despagubit de asigurari.

Avand in vedere ca situatia s-a complicat datorita falimentului societatii de asigurari care urma sa-l despagubeasca, am dori sa inchidem aceste sume in contabilitate.

In ce termen de la data acordarii acestor sume putem sa le trecem pe costurile societatii?

Ar fi suficient o decizie a administratorului si un act aditional la contract? Mentionam ca acel contract intre parti cu restituire a fost incheiat pentru a putea vira acestuia rapid suma de care avea nevoie pentru o interventie chirurgicala.