Cheltuieli sociale. Decontare transport salariati la si de la locul de munca. Aspecte contabile si fiscale

O companie intentioneaza sa implementeze prin Regulamentul de Ordine Interioara si Contractul individual de munca decontarea unor cheltuieli sociale in conformitate cu prevederile Codului Fiscal.

Conform Art. 25, alin (3), lit b), pct 4, au deductibilitate limitata cheltuielile sociale, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii. Intra sub incidenta acestei limite urmatoarele: ...(4) alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern.

In considerarea articolului sus mentionat, in contextul pandemic actual, dar si ulterior acestei perioade, compania intentioneaza sa deconteze salariatilor sai transportul la si de la locul de munca in limita unui plafon zilnic clar stabilit, in baza decontului justificativ intocmit de salariati (pt justificarea folosirii sumei decontate in scopul mentionat in contractul de munca, respectiv pt transportul de la si la birou), precum si a pontajului zilnic.

Intrebare:

1. Cum se inregistreaza in evidenta contabila deconturile salariatilor si implicit documentele aferente deconturilor (facturile / bonurile de benzina / taxi sunt emise pe numele salariatului) astfel incat acestea sa fie considerate cheltuieli deductibile la calculul impozitului pe profit?

2. Avand in vedere natura sociala a acestor cheltuieli, se pot inregistra in contabilitate sumele decontate printr-o singura nota contabila la finalul lunii, cumulat, fara a se tine evidenta pe fiecare furnizor in parte?

Mentionam ca dintr-o factura / bon fiscal se va deconta doar o anumita suma, conform prevederilor din contractual individual de munca, respectiv:

Compania va deconta contravaloarea transportului de la si la birou, in limita a 20 lei / zi / salariat, independent de valoarea inscrisa pe documentele atasate la decont, cu conditia ca aceasta valoare sa nu fie inferioara plafonului zilnic, caz in care suma decontata va fi cea atasata la decont pentru ziua respectiva.