Decontarea transportului pentru salariati: Aspecte contabile si fiscale in gestionarea cheltuielilor de transport

Intrebare: Firma noastra, o firma de transport marfa, are sediul social in localitatea Sannicoara, judetul Cluj si are puncte de lucru in Ilfov si Giurgiu, pe autostrada, la km.17 si km. 23. Atat la locatia din Sannicoara, dar mai ales pentru cele 2 puncte de lucru, se lucreaza in schimburi (la depozite), si exista greutati in a ajunge la serviciu la orele de program, cu mijloace de transport in comun. Astfel ca firma a decis sa suporte costurile cu transportul angajatilor de acasa la locul de munca. A facut o decizie interna in acest sens si a mentionat pe contractele de munca ale oamenilor acest lucru. Exista insa mai multe modalitati de decontare: 1. Exista un autocar (mic) cu care se transporta o parte din angajati din Cluj in Sannicoara. Exista contract cu o firma de transport in acest sens, care factureaza lunar in functie de numarul de zile lucratoare de transport. Noi inregistram factura respectiva pe contul 624, cheltuiala deductibila, si deducem TVA-ul 2. Exista persoane care au masini de serviciu, pe care le folosesc doar pentru transportul de acasa la birou, si pentru alte deplasari in interes de serviciu. Pentru aceste masini se intocmeste lunar foaie de parcurs de unde reiese ca s-a folosit doar in scopurile mai sus mentionate (inclusiv transportul de acasa la locul de munca si invers). Cei care folosesc autoturismul au primit de la firma carduri de carburant cu care alimenteaza masina, aceste alimentari vin pe o factura lunara de la furnizorul de carburant, impreuna cu toate alimentarile parcului auto de camioane. Noi le inregistram pe 6022, si deducem TVA-ul. Toate costurile cu aceste autoturisme sunt 100 deductibile 3. Exista persoane care au masini de serviciu, pe care le folosesc si in interes personal (nu se face foaie de parcurs). Costurile cu aceste autoturisme se deduc doar 50%, la fel si TVA-ul aferent. 4. Exista persoane care se deplaseaza cu masina personala. Si ei au carduri de carburant, limitate la un numar de litri calculat in functie de distanta de acasa la birou. Aceste alimentari vin si ele pe aceeasi factura lunara, doar ca noi le inregistram pe 624 deductibil integral, dar nu deducem TVA-ul. Aceste persoane nu fac foaie de parcurs si nici un alt document (decont, raport deplasare) 5. Avem masini de 7 1 locuri pentru punctele de lucru din Ilfov si Giurgiu, cu care se aduna oamenii din anumite puncte din Bucuresti si apoi sunt adusi la depozit. Pana la aceste puncte, oamenii vin cu mijloace de transport in comun. La final de luna, fiecare persoana isi intocmeste un decont de cheltuieli cu costul abonamentelor sau al biletelor pe mijloace de transport in comun. Aceste deconturi le inregistram pe 624 deductibil integral, si deducem TVA. Costurile cu masinile de 7 1 locuri se inregistreaza 100 deductibile, si deducem TVA. Avem foi de parcurs pentru aceste autoturisme Pentru persoanele de la punctele 1, 4 si 5 (la 5 doar sumele de pe deconturi), trecem pe statul de plata costul transportului, fara al considera un venit impozabil, si fara sa calculam contributii sociale Va rugam sa ne spuneti daca procedam corect, iar daca nu, ce ar trebui sa schimbam?