Inchidere cont 451

Contul 451 reflecta relatii de decontare intre entitati afiliate (creante sau datorii).

Daca acelasi administrator controleaza ambele firme, nu exista un grup de firme recunoscut legal, deci tranzactiile trebuie tratate ca intre parti afiliate, nu intre o entitate-mama si filiala.

Datoria veche de 9 ani este prescrisa conform Codului civil (art. 2517 si urm.), care stabileste termenul general de prescriptie de 3 ani pentru obligatii comerciale, daca nu a existat o intrerupere sau recunoastere a datoriei.

Prin urmare, juridic vorbind, dreptul de a cere executarea datoriei este stins, dar datoria nu dispare automat din contabilitate trebuie scoasa din evidenta printr-un act formal justificativ.

Varianta 1 Datoria se stinge prin constatarea prescriptiei

Este cea mai sigura si corecta solutie, daca nu s-au facut plati sau compensari in ultimii 9 ani.

Pasi legali si documente necesare:

1. Analiza contabila si juridica se verifica documentele care au generat soldul (facturi, note de decontare, extrase 451).
2. Proces-verbal de constatare a prescriptiei semnat de administratorul ambelor firme, prin care se consemneaza ca:
   • datoria este veche de peste 3 ani;
   • nu a fost platita, compensata sau recunoscuta;
   • dreptul creditorului de a o cere s-a prescris;
   • se aproba scoaterea ei din evidenta contabila.
3. Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor (AGA) pentru aprobarea scoaterii din evidenta (recomandat pentru transparenta in fata viitorului asociat).
4. Note contabile de regularizare:
5. La societatea debitoare:

451 = 7588 Alte venituri din exploatare (venit impozabil)

• La societatea creditoare:

654 Pierderi din creante = 451 (cheltuiala deductibila fiscal doar daca s-au indeplinit conditiile art. 25 alin. 4 lit. h din Codul Fiscal altfel este nedeductibila):

(4) Urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile:
h) pierderile inregistrate la scoaterea din evidenta a creantelor, pentru partea neacoperita de provizion, potrivit art. 26, precum si cele inregistrate in alte cazuri decat urmatoarele:
1. punerea in aplicare a unui plan de reorganizare confirmat printr-o sentinta judecatoreasca, in conformitate cu prevederile Legii nr. 85/2014;
2. procedura de faliment a debitorilor a fost inchisa pe baza hotararii judecatoresti;
3. debitorul a decedat si creanta nu poate fi recuperata de la mostenitori;
4. debitorul este dizolvat, in cazul societatii cu raspundere limitata cu asociat unic, sau lichidat, fara succesor;
5. debitorul inregistreaza dificultati financiare majore care ii afecteaza intreg patrimoniul; Norme metodologice
6. au fost incheiate contracte de asigurare;

Varianta 2 Compensare (numai daca exista creante reciproce)

Daca firma debitoare are, la randul ei, o creanta fata de cealalta firma, se poate face compensare printr-un proces-verbal de compensare.

Documente:

• Situatia soldurilor reciproce;
• Proces-verbal de compensare semnat de ambele parti;

Atentie: Compensarea trebuie sa fie reala si justificata prin creante certe si lichide, nu doar scriptice.

Varianta 3 Transformarea datoriei in aport la capital social

Daca ambele parti doresc formalizarea, datoria se poate converti in aport la capitalul social al uneia dintre firme (de exemplu, creditorul devine asociat).

Documente:

• Hotarare AGA de majorare capital social;
• Raport de evaluare a creantei;
• Act aditional la actul constitutiv;
• Inregistrare la Registrul Comertului;
• Note contabile:

Emiterea de noi actiuni/parti sociale:
456 = 1011

Compensarea creantei fata de asociat pentru capitalul subscris cu datoria fata de asociat pentru imprumutul acordat societatii:
451 = 456

Varsarea capitalului social subscris:
1011 = 1012
Avantaj: datoria devine investitie.
Dezavantaj: procedura juridica si costuri (notar, evaluator, ONRC).

Varianta 4 Dare in plata (predare bun pentru stingere)

Se poate face doar daca exista acord si bunuri de valoare echivalenta.
Necesita contract autentic, evaluare si facturare corespunzatoare.

Concluzii:

Avand in vedere:

• Vechimea de 9 ani (mult peste termenul de prescriptie);
• Lipsa unui grup formal;
• Existenta unui nou asociat potential care doreste clarificarea situatiei;

este recomandat:

1. Verificarea detaliata a provenientei soldului cont 451;
2. Intocmirea unui proces-verbal de constatare a prescriptiei;
3. Aprobarea prin hotarare AGA a scoaterii din evidenta a datoriei;
4. Inregistrarea contabila corespunzatoare la ambele entitati;
5. Explicarea clara a operatiunii in nota explicativa la bilant (pentru transparenta fata de noul asociat).