Certificare ISCC catre o companie romana. Prestatori persoane afiliate. Maniera de colaborare si facturare

Va adresam prezenta solicitare in vederea obtinerii unei opinii scrise privind regimul fiscal si legal aplicabil unui mecanism de facturare utilizat in cadrul unui grup de companii multinationale. Compania din Germania este o entitate acreditata care desfasoara activitati de certificare ISCC pentru clienti din diverse tari, inclusiv din Romania. Serviciile includ auditarea, validarea conformitatii si emiterea certificatelor ISCC, conform cerintelor schemelor de sustenabilitate. Pentru clientii din Romania, anumite activitati operationale (precum auditul la fata locului, verificari preliminare si suport documentar) sunt efectuate de catre compania din Romania, in baza unui acord intern (SLA). Compania din Romania nu este entitate acreditata si actioneaza in calitate de subcontractant sau entitate suport (L3), sub coordonarea companiei din Germania (L1), care ramane responsabila pentru emiterea deciziei de certificare si relatia contractuala cu clientul.

1. Contextul contractual si operational

Exista doua modele distincte de lucru, in functie de modul de identificare a clientului:

a) Client identificat de compania din Germania - Contractul este incheiat intre compania din Germania si clientul roman; Factura pentru serviciile de audit si certificare este emisa direct de compania din Germania catre clientul roman final si compania din Romania factureaza catre compania din Germania doar contravaloarea serviciilor proprii (ex. audit local), inclusiv deplasarea si cazarea (acestea din urma nu apar mentionate in SLA)

b) Client identificat de compania din Romania: Contractul este incheiat tot de intre compania din Germania si clientul roman. In acest caz, in oferta contractuala este mentionat ca compania din Romania are rol de key account office, cu atributii administrative si operationale locale. Se precizeaza in mod expres ca: The key account office is not a party to the Offer of Contract and has no liability whatsoever under or in connection with the Offer of Contract to the Principal.

Factura catre clientul roman este emisa de compania din Romania in nume propriu, pentru intreaga suma (certificare + audit); Compania din Romania inregistreaza atat valoarea serviciilor de certificare (apartinand companiei din Germania) cat si valoarea serviciilor de audit (pentru serviciile prestate) ca venituri din prestari servicii. Ulterior, Compania din Germania factureaza catre compania din Romania contravaloarea certificatului.

2. Cadrul contractual intern

In paralel, intre compania din Germania (L1) si compania din Romania (L3) este incheiat un Service Level Agreement (SLA), conform caruia:

- Compania din Romania este o entitate subordonata operational, care poate presta doar activitati non-cheie (audit local, suport documentar);

- Compania din Romania nu are dreptul sa ofere servicii de certificare in nume propriu, nici sa creeze aparente ca ar fi entitate acreditata: L3 Offices may not offer conformity assessment activities to the local market under their own name. The quotations, contracts, certificates, statements of validation/verification and reports issued are expressly established and signed by the L1 Office, responsible for certification/verification/validation decision making for the applicable scheme; however, quotations and contracts may be issued and signed by the local manager of the L3 Office. In any case, shall the quotations, contracts, certificates, statements of validation/verification and reports issued under the accreditation awarded to the L1 Office explicitly state the name and address of the accredited L1 Office and not create any confusion as to the legal entity of the L1 Office holding the accreditation or recognition.

3. Intrebarea principala: 

Avand in vedere ca:

- Compania din Romania nu este parte in contractul cu clientul si nu este autorizata sa presteze servicii de certificare;

- Compania din Germania ramane entitatea acreditata si semnatara a contractului;

- SLA-ul interzice expres oferirea serviciilor de certificare de catre Compania din Romania in nume propriu;

Va rugam sa ne comunicati opiniile dvs privind legalitatea si corectitudinea din punct de vedere fiscal pentru urmatoarele:

- Compania din Romania emite factura catre clientul roman in nume propriu, pentru servicii de certificare efectuate de compania din Germania (pe care le considera servicii refacturate, mentionam ca nu aplica adaos comercial)

- Compania din Romania inregistreaza sumele ca venituri din servicii prestate, inclusiv sumele refacturate

Va rugam sa analizati structura de mai sus si sa ne indicati daca:

- practica actuala este conforma;

- care sunt eventualele riscuri fiscale sau legale asociate.