Cheltuieli sociale calcul rezultat fiscal

1. In baza de calcul (la care se aplica procentul de 5%) se includ doar sumele din contul 641? "Cheltuieli cu salariile personalului" sau se pot include si alte beneficii permanente, specificate in CIM, inregistrate in conturi de tip 642 "Cheltuieli cu avantaje in natura si tichete acordate "(tichete de masa, cheltuieli de transport, abonamente medicale) sau de tip 646 "Contributia asiguratorie pentru munca"?
De asemenea, tichetele cadou acordate ocazional angajatilor ar putea fi luate in considerare in baza de calcul?

Conform art 25 alin. (3) lit b) cheltuielile sociale, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii.

Intra sub incidenta acestei limite urmatoarele:

1. ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru proteze, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii, ajutorarea copiilor din scoli si centre de plasament;

2. cheltuielile pentru functionarea corespunzatoare a unor unitati aflate in administrarea contribuabililor, precum: scoli, muzee, biblioteci, cantine, baze sportive, cluburi, camine de nefamilisti si altele asemenea;

3. cheltuielile reprezentand: cadouri in bani sau in natura, inclusiv tichete cadou oferite salariatilor si copiilor minori ai acestora, servicii de sanatate acordate in cazul bolilor profesionale si al accidentelor de munca pana la internarea intr-o unitate sanitara, tichete culturale si tichete de cresa acordate de angajator in conformitate cu legislatia in vigoare, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, acordate de angajator pentru salariatii proprii si membrii lor de familie, precum si contributia la fondurile de interventie ale asociatiilor profesionale ale minerilor;

4. alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern;

La pct. 15 alin. (1) din Normele metodologice, se prevede ca:
(1) Cheltuielile efectuate in baza contractului colectiv de munca, ce intra sub incidenta prevederilor art. 25 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, sunt cheltuielile de natura sociala stabilite in cadrul contractelor colective de munca la nivel national, de ramura, grup de unitati si unitati, altele decat cele mentionate in mod expres in cadrul art. 25 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal.

Conform art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:
a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.
Nu sunt impozabile nici veniturile de natura celor prevazute mai sus, realizate de persoane fizice, daca aceste venituri sunt primite in baza unor legi speciale si/sau finantate din buget, cu exceptia indemnizatiilor de vacanta acordate potrivit legii.
In cazul cadourilor in bani si/sau in natura, inclusiv tichetele cadou, oferite de angajatori, veniturile sunt neimpozabile, in masura in care valoarea acestora pentru fiecare persoana in parte, cu fiecare ocazie din cele de mai jos, nu depaseste 300 lei:
(i) cadouri oferite angajatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, cu ocazia Pastelui, Craciunului si a sarbatorilor similare ale altor culte religioase;
(ii) cadouri oferite angajatelor cu ocazia zilei de 8 martie;
(iii) cadouri oferite angajatilor in beneficiul copiilor minori ai acestora cu ocazia zilei de 1 iunie.

Avand in vedere prevederile Codului fiscal, apreciez ca in calculul plafonului de 5% din cheltuielile cu salariile personalului, intra cheltuielile inregistrate in contul 641.
Conform OMFP 1802/2014

Contul 641 "Cheltuieli cu salariile personalului" Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu salariile personalului.
In debitul contului 641 "Cheltuieli cu salariile personalului" se inregistreaza:
valoarea salariilor si a altor drepturi cuvenite personalului (421);

2. In cadrul cheltuielilor sociale se iau in considerare urmatoarele tipuri de cheltuieli: cheltuieli de transport (mentionat in CIM), indemnizatie de CO (mentionat in CIM), tichete cadou (Paste, Craciun)?

Cheltuieli de transport daca decontati cheltuielile de transport ale angajatilor, acestea intra in categoria cheltuielilor sociale.

Indemnizatie CO daca decontati cheltuielile salariatilor cu serviciile turistice pe perioada concediului, aceasta reprezinta o cheltuiala sociala.

Tichete Cadou de Paste si Craciun sunt cheltuieli sociale in limita a 300 lei/persoana.

3. In lipsa unei mentiuni a acordarii acestor ajutoare in regulamentul intern sau in CIM, pentru a putea acorda acest ajutor social, ce documente sunt necesare pentru a putea beneficia de deductibilitate? Este suficienta o hotarare AGA?

Pentru ca o cheltuiala sa fie considerata cheltuiala sociala, este esential ca aceasta sa fie prevazuta in contractul colectiv de munca sau in regulamentul intern al societatii.
In cazul in care anumite cheltuieli sociale nu sunt prevazute in Regulamentul intern sau in contractul individual de munca, este posibil sa se incheie un act aditional la contractul individual de munca pentru a introduce sau modifica aceste cheltuieli.

Prin intermediul unui act aditional la contractul individual de munca, compania si angajatul pot conveni asupra acordarii unui ajutor ptr cauze medicale sau a altor cheltuieli sociale, chiar daca acestea nu sunt mentionate initial in contractul de munca. Actul aditional va reglementa in mod specific drepturile si obligatiile partilor referitoare la aceste cheltuieli.

Un Regulament intern clar si transparent va asigura ca toti angajatii sunt tratati in mod egal si ca beneficiaza de aceleasi drepturi si avantaje in cadrul companiei. Regulamentul intern trebuie sa prevada criteriile si conditiile in care se acorda ajutoarele sociale sau beneficiile, precum si procedurile de solicitare si documentele necesare.

Este important ca Regulamentul intern sa fie aplicat in mod consecvent si nediscriminatoriu, astfel incat sa se evite situatiile in care unii angajati primesc tratament preferential sau in care se fac exceptii nejustificate. Toti angajatii care indeplinesc criteriile stabilite in Regulamentul intern ar trebui sa beneficieze de cheltuielile sociale in mod egal.

De asemenea, este recomandat ca Regulamentul intern sa fie comunicat in mod clar si transparent catre toti angajatii, astfel incat acestia sa fie constienti de drepturile si beneficiile la care au acces. In cazul in care exista modificari ulterioare ale Regulamentului intern, acestea ar trebui comunicate angajatilor si ar trebui sa se ofere posibilitatea de a adresa intrebari sau de a solicita clarificari.

Asigurarea unei aplicari consistente si nediscriminatorii a cheltuielilor sociale conform Regulamentului intern este esentiala pentru a mentine un mediu de lucru echitabil si pentru a promova bunastarea angajatilor in cadrul companiei.

Aplicarea selectiva a prevederilor din Regulamentul intern, in sensul acordarii cheltuielilor sociale doar unor anumite categorii de angajati, poate ridica probleme din perspectiva echitatii si conformitatii cu legislatia fiscala si a muncii. In astfel de situatii, exista riscul ca beneficiile acordate selectiv sa fie considerate avantaje salariale si sa fie supuse impozitarii in conformitate cu reglementarile fiscale aplicabile.

Conditii pentru tratamentul de cheltuiala sociala:

1. Scopul social al cheltuielii : Trebuie sa demonstrati ca cheltuiala respectiva are un scop social, nu unul individual.
2. Caracterul colectiv al beneficiului: Beneficiul respectiv trebuie acordat pentru un grup semnificativ de angajati, nu pentru un numar restrans.
3. Incadrarea in politica interna a firmei: Trebuie sa existe un regulament clar, aprobat de conducere, care sa detalieze acordarea beneficiului respectiv.
4. Nu trebuie sa fie un avantaj individual selectiv: Beneficiul trebuie sa fie oferit unui numar larg de angajati, nu doar catorva selectati.