Cheltuieli transport la si de la locul de munca cu autoturism inchiriat de societate

 Intrebarile formulate de d-voastra se refera atat la deductibilitatea cheltuielilor la nivelul persoanei juridice cat si tratamentul fiscal aplicabil persoanei fizice (salariat) care inchiriaza societatii autovehiculul personal.

 

Din punct de vedere al recunoasterii cheltuielilor societatii cu chiria prevazuta in contract, precum si cu intretinerea masinii, inclusiv cele privind combustibilul utilizat, prevederile art. 25, alin. (3), lit. l) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile ulterioare, limiteaza cheltuielile de aceasta natura pentru vehiculele rutiere motorizate cu o masa totala autorizata de 3.500 kg si care nu au mai mult de 9 scaune de pasageri (inclusiv al soferului) la 50% daca nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii, cu exceptia cazurilor expres prevazute de articol.

 

Potrivit dispozitiilor pct. 16 alin. (1) din normele metodologice date in aplicarea art . 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, aprobate prin HG nr. 1/2016, regulile de deducere, termenii si expresiile utilizate, conditiile in care vehiculele rutiere motorizate sunt supuse limitarii fiscale, sunt cele prevazute la pct. 68 din normele metodologice date in aplicarea art. 298 al titlului VII Taxa pe valoarea adaugata din Codul fiscal.

 

Justificarea utilizarii vehiculelor mentionate se efectueaza pe baza documentelor financiar-contabile si prin intocmirea foilor de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

 

Foile de parcurs trebuie adaptate in functie de necesitatile persoanei juridice respective.

 

In speta prezentata de d-voastra, se pare ca autoturismul se utilizeaza numai partial pentru activitatea societatii deoarece transportul salariatilor, la si de la locul de munca, nu reprezinta obiectul de activitate al acesteia, iar cheltuielile recunoscute vor fi in limita de 50% din valoarea lor.

 

Indiferent de faptul ca se intocmeste sau nu se intocmeste foaia de parcurs, dreptul de deducere a sumei TVA deductibile, dar si a cheltuielilor de exploatare aferente autoturismului respectiv, se limiteaza la 50% .

 

Din punct de vedere al impunerii acestor sume la nivelul persoanelor fizice angajate, prevederile art. 76, alin. (4), lit. a) si g) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile ulterioare, stabilesc ca sunt exceptate din categoria veniturilor din salarii sumele reprezentand contravaloarea cheltuielilor privind transportul la si de la locul de munca al salariatilor si contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre locul in care angajatii isi au domiciliul si locul de munca al acestora.

 

Pentru determinarea rezultatului fiscal, potrivit prevederilor art. 25, alin. (1) din Legea nr. 227/2015, privind Codul fiscal, cu modificarile ulterioare, sunt considerate deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.

 

La alin. (2) al aceluiasi articol, se dispune ca sunt considerate deductibile si cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor astfel cum sunt acestea definite potrivit titlului IV, cu exceptia celor reglementate la alin. (3) si (4).

 

Cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor sunt considerate cheltuieli deductibile, ”indiferent de regimul fiscal aplicabil acestora la nivelul persoanei fizice”.

 

La art. 25, alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, este prevazuta deducerea limitata a cheltuielilor de natura sociala (care cuprind si cheltuielile cu transportul salariatilor, la si de la locul de munca) in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, asa cum sunt definite acestea potrivit dispozitiilor Codului muncii.

 

Normele metodologice emise in aplicarea prevederilor art. 25, alin. (3) aprobate prin HG nr. 1/2016, cu modificarile ulterioare, subliniaza la pct. 15, alin. (1) faptul ca sunt deductibile in aceeasi limita si alte cheltuieli de natura sociala daca sunt efectuate in baza contractului colectiv de munca.

 

Inregistrarea in evidenta contabila a luarii cu chirie a autovehiculului, de la persoana fizica (salariat) se efectueaza:

 

612              =                  401

 

”Cheltuieli cu redeventele,            ”Furnizori”

 

locatiile de gestiune si

 

chiriile/analitic chirii

 

401              =                  5121

 

”Furnizori”                                   ”Conturi la banci in lei”

 

          4426            =                  401

 

”TVA deductibila”                        ”Furnizori”

 

612              =                  4426  pentru 50 %, daca este cazul

 

”Cheltuieli cu redeventele,            ”TVA deductibila”

 

locatiile de gestiune si

 

chiriile/analitic chirii

 

Pentru recunoasterea cheltuielilor, atunci cand se determina impozitul pe profit, este necesar sa existe documente justificative cum ar fi contractul de inchiriere incheiat cu societatea pentru autovehiculul personal pus la dispozitie de angajat, bonul fiscal/factura primite de la furnizorul de combustibil, precum si orice alt document din care sa rezulte faptul ca aceste cheltuieli au fost efectuate.

 

Sintetizand, cheltuielile de transport efectuate in conditiile prezentate sunt recunoscute la nivelul persoanei juridice (in limita cotei de 5%), iar sumele respective nu sunt impozabile pentru angajatii care sunt transportati de acasa la locul de munca si retur, daca acest fapt este prevazut in contractul colectiv de munca si daca sunt respectate si celelalte conditii de forma si justificare.
 

In ceea ce priveste veniturile realizate de angajat din inchirierea autovehiculului personal, mentionam ca, potrivit prevederilor art. 83 din Codul fiscal sumele de aceasta natura se incadreaza in categoria veniturilor din cedarea folosintei bunurilor pentru care acesta are obligatia depunerii declaratiei unice la autoritatea fiscala teritoriala de care apartine, in termen de 30 de zile de la semnarea contractului de inchiriere.

 

Impozitul pe venitul din chirii obtinut de angajat din derularea contractului de inchiriere se determina prin autoimpunere de catre acesta, pe baza datelor din declaratia unica, prin aplicarea cotei de 10% asupra venitului net (suma rezultata in urma deducerii din venitul brut a cotei forfetare de 40% aplicate asupra acestuia).

 

Persoanele fizice care obtin venituri din cedarea folosintei bunurilor se incadreaza in categoria persoanelor obligate si la plata contributiei sociale de sanatate – CASS, daca valoarea venitului net (cumulat si cu alte venituri obtinute, asa cum sunt definite acestea la art. 155, alin. (1), lit. b) – h) din Codul fiscal), depaseste plafonul anual de 12 salarii minime brute pe tara.

 

In speta d-voastra, angajatul care realizeaza venituri din cedarea folosintei bunurilor, nu va datora CASS daca suma din inchiriere este de 1.500 lei/luna si daca nu mai realizeaza si alte venituri inafara veniturilor din salarii.

 

Pentru veniturile obtinute din chirii nu se datoreaza contributia de asigurari sociale - CAS.

 

Atat impozitul pe venit cat si contributia sociala pentru sanatate, daca este cazul, sunt calculate, declarate si achitate de angajat si nu se retin de societate.

 

Daca plata chiriei se face in numerar, se intocmeste o dispozitie de plata catre casierie, completata cu toate informatiile cerute de formular si in care se mentioneaza ca plata chiriei se face in baza contractului de inchiriere nr.. din data de…, iar proprietarul autovehiculului va semna ca a primit banii in numerar.