Corectia facturilor electronice

Odata cu implementarea obligatorie a sistemului e-Factura de la 1 ianuarie 2024 pentru relatiile comerciale B2B procedura de corectie a facturilor electronice capata o noua dimensiune.

Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice, precum si corectia facturii electronice, in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura,  a fost aprobata prin Ordinul nr. 1.365/2021 al Ministrului Finantelor.

Aceasta procedura a introdus un cadru strict si digitalizat pentru gestionarea corectiilor facturilor electronice, eliminand interventiile manuale si comunicarea informala in acest proces.

Procedura de Corectie in e-Factura

In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica privind microserviciile si alte aplicatii, disponibile la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2G asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza inclusiv prin sectiunea Factura electronica disponibila in Spatiul privat virtual din cadrul portalului ANAF sau prin sistemul national de raportare Forexebug emitentul facturii electronice, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica privind microserviciile si alte aplicatii, disponibile la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Corectia facturii electronice, comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura, se efectueaza conform art. 330 din Codul fiscal, conform caruia, corectarea facturilor electronice care au fost deja comunicate destinatarilor, implica un proces bine definit, care asigura transparenta si exactitatea inregistrarilor fiscale.

Corectarea facturilor se realizeaza in doua moduri principale, in functie de stadiul in care se afla factura in procesul de tranzactionare:

Daca factura nu a fost transmisa catre beneficiar, emitentul trebuie sa anuleze factura initiala si sa emita o noua factura corectata. Acest lucru simplifica procesul de corectie inainte ca tranzactia sa fie finalizata.

Daca factura a fost deja transmisa beneficiarului, emitentul are doua optiuni:
- Emiterea unei noi facturi care trebuie sa cuprinda atat informatiile din factura initiala numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, cat informatiile si valorile corecte;
- Emiterea unei noi facturi continand informatiile si valorile corecte si concomitent emiterea unei facturi cu valorile cu semnul minus sau cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, indicand  numarul si data facturii care se corecteaza.

Corectia autofacturilor
Autofacturile emise de cumparator in numele vanzatorului trebuie sa fie corectate daca sunt identificate erori. Procedura de corectie implica urmatorii pasi:

Emiterea unei noi autofacturi corectate: Daca se constata erori in informatiile inscrise pe o autofactura emisa anterior, emitentul trebuie sa emita o noua autofactura. Aceasta trebuie sa includa:
- Informatiile din autofactura initiala, inclusiv numarul si data acesteia, cu valorile ajustate cu semnul minus sau cu o mentiune specifica daca valorile sunt negative, indicand astfel corectiile necesare;
- Informatiile si valorile corecte care ar fi trebuit sa fie incluse initial.

Optiuni de corectie: Emitentul are doua optiuni pentru corectarea autofacturii:
- Emiterea unei singure noi autofacturi care cuprinde atat corectiile (cu valorile negative) cat si informatiile corecte.
- Emiterea a doua documente separate: o autofactura care contine doar informatiile si valorile corecte si o alta autofactura care ajusteaza valorile initiale in mod negativ, indicand corectiile.

Anularea autofacturilor eronate: In cazul in care o autofactura a fost emisa eronat, sau normele metodologice permit anularea livrarii/prestarii catre sine, se poate emite o autofactura de anulare. Aceasta va include valorile cu semnul minus sau o mentiune ca valorile sunt negative, precum si numarul si data autofacturii care se anuleaza.
Orice corectie necesara unei facturi electronice trebuie comunicata prin intermediul sistemului e-Factura, nu doar pe caile obisnuite de comunicare.

Aceasta procedura digitala asigura ca toate facturile, inclusiv cele corectate, sunt gestionate eficient, facilitand atat verificarea autenticitatii si integritatii fiecarei facturi, cat si deducerea corespunzatoare a TVA si a cheltuielilor in cazul destinatarului. Prin eliminarea posibilitatii de corectie manuala, e-Factura aduce o schimbare semnificativa in modul in care companiile gestioneaza facturile si comunica intre ele pentru rezolvarea discrepantelor.

In concluzie, folosirea sistemului e-Factura nu se limiteaza doar la transmiterea de facturi electronice, ci si  la gestionarea corectiilor acestora. Factura electronica corectata trebuie transmisa in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura. Acest mod de operare se aliniaza cu normele legale si sporeste si claritatea si fiabilitatea intregului proces de facturare electronica.