Cheltuieli de deplasare administrator
Asociatul si administratorul firmei "X" SRL a efectuat o deplasare in SUA. Nu avem invitatie sau vreun email prin care se justifice ca deplasarea a avut loc in interesul activitatii economice a firmei "X". Administratorul a adus factura emisa pe numele lui ca persoana fizica, nu pe numele firmei "X" asa cum ar fi trebuit. In cuprinsul facturii avem cazare si mic dejun. Factura a fost platita cu cardul firmei in USD. Administratorul firmei are contract de administrare pe firma "X" si are o indemnizatie lunara pe statul de salarii care este impozitata conform legislatiei in vigoare.
Intrebare: In conditiile de mai sus, cheltuiala cu cazarea si micul dejun pot fi contabilizate ca si cheltuieli deductibile? Multumesc.
Raspuns:
Conform art. 76 alin. (2) din Codul fiscal, regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:
m) indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare primite pe perioada deplasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul desfasurarii activitatii, astfel cum este prevazut in raportul juridic, de catre administratorii stabiliti potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat, de catre directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat potrivit legii, de catre membrii directoratului de la societatile administrate in sistem dualist si ai consiliului de supraveghere, potrivit legii, precum si de catre manageri, in baza contractului de management prevazut de lege, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:
(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic;
(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic.
Administratorul poate beneficia asadar de de diurna neimpozabila in limita plafonului stabilit conform reglementarilor fiscale si contractului de mandat/administrare. Exista doua plafoane distincte pentru diurna acordata administratorului, iar valoarea cea mai mica dintre cele doua reprezinta diurna neimpozabila.
Pentru a determina diurna neimpozabila, se efectueaza doua calcule:
Calculul 1: Se calculeaza 2,5 ori nivelul pentru diurna institutiilor publice (in cazul deplasarilor in tara) sau 2,5 ori nivelul diurnei stabilite pentru personalul roman trimis in strainatate (in cazul deplasarilor in strainatate).
Aceasta suma se compara cu plafonul de 3 remuneratii prevazute in contractul de mandat/administrare, raportat la numarul de zile lucratoare din luna respectiva si se alege suma mai mica.
Calculul 2: Se calculeaza remuneratia administratorului inmultita cu 3 si impartita la numarul de zile lucratoare din luna in care are loc deplasarea. Aceasta suma este comparata cu plafonul stabilit conform primului calcul.
Pentru exemplificare, sa presupunem ca administratorul are o remuneratie de 1000 lei si ca se deplaseaza in SUA in luna mai 2025. Diurna pentru institutiile publice in SUA a este de 53 usd/zi. Calculul plafonului de 2,5 ori nivelul diurnei institutiilor publice este 132.5 Euro/zi. Se compara aceasta suma cu plafonul de 3 remuneratii de care beneficiaza administratorul raportat la numarul de zile lucratoare din luna si se alege suma mai mica.
Daca nu se acorda diurna insa se deconteaza masa servita se are in vedere incadrarea in plafonul deductibil al diurnei.
In situatia prezentata, cheltuiala cu cazarea si micul dejun aferenta deplasarii administratorului nu poate fi considerata automat deductibila fiscal, intrucat nu exista documente care sa demonstreze legatura deplasarii cu activitatea economica a societatii si factura este emisa pe numele administratorului persoana fizica.
Pentru ca aceasta cheltuiala sa poata fi incadrata ca deductibila fiscal, trebuie sa fie dovedita legatura directa cu activitatea firmei, conform art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, care stabileste ca sunt deductibile doar cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile.
In lipsa unei invitatii sau a altor documente externe (de exemplu corespondenta cu partenerii, contracte, dovada participarii la o intalnire de afaceri sau la un eveniment profesional), societatea poate solicita administratorului sa intocmeasca o declaratie pe propria raspundere in care sa descrie scopul deplasarii, perioada exacta, locul deplasarii, persoanele sau companiile contactate si modul in care deplasarea s-a desfasurat in interesul societatii.
Aceasta declaratie va avea rol de document intern justificativ care sustine caracterul profesional al cheltuielii. Daca pe baza acestei declaratii se poate demonstra ca deplasarea a fost efectuata in interesul activitatii economice a societatii, iar factura si plata pot fi corelate cu aceasta deplasare, cheltuiala se poate considera deductibila in limita prevederilor legale privind cheltuielile de deplasare.
In caz contrar, daca administratorul nu poate justifica scopul profesional al deplasarii, suma achitata pentru cazare si mic dejun se va trata ca avantaj in natura acordat acestuia, supus impozitului pe venit si contributiilor sociale, iar cheltuiala va fi nedeductibila fiscal la nivelul societatii.
Prin urmare, se recomanda ca administratorul sa intocmeasca o declaratie scrisa privind scopul deplasarii, pentru a permite incadrarea corecta a cheltuielilor drept deductibile si pentru a sustine justificarea acestora in eventualitatea unui control fiscal.
Multumesc. Revin asupra spetei de mai sus. In raspunsul comunicat de dvs. cuantumul cazarii si al protocolului se supun impozitarii salariale fiind considerate in acelasi timp si cheltuieli nedeductibila deoarece administratorul firmei nu va da o declaratie scrisa prin care se justifice deplasarea in SUA in interesul firmei. Astfel, consider ca, cazarea si protocolul se impoziteaza de 2 ori. In opinia mea, ori impozitam pe statul de salarii cazarea si protocolul ca fiind avantaje in natura acordate acestuia, ori consideram cazarea si protocolul ca fiind cheltuieli nedeductibile. Opinia dvs. care este? Multumesc.
Raspuns:
Potrivit pct. 12 alin. (3) lit. b) din Normele metodologice pentru aplicarea articolului sus-mentionat, la stabilirea venitului impozabil se au in vedere si avantajele primite de persoana fizica, in conformitate cu prevederile art. 76 alin. (3) din Codul fiscal, cum ar fi: ( ) b) acordarea de produse alimentare, imbracaminte, cherestea, lemne de foc, carbuni, energie electrica, termica si altele.
In conformitate cu prevederile art. 76 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal si ale pct. 12 alin. (3) lit. b) din Normele metodologice de aplicare, avantajele primite in bani sau in natura, cum ar fi cazarea, hrana, imbracamintea sau alte bunuri si servicii oferite gratuit ori la un pret sub cel al pietei, sunt considerate venituri impozabile pentru beneficiari.
In acest caz avei doua posibilitati:
- includeti avantajul pe stat, calculati taxe (CAS, CASS, impozit, CAM) astfel incat salariul net sa ramana nemodificat
- retineti din salariul net contravaloarea avantajului respectiv.
Monografie contabila:
4282 = 401 servicii, bunuri achizitionate
641 = 421 salariu plus avantaj (cheltuieli in nume personal)
421= 4282 retinere avantaj
Practic, nu inregistrati pe costuri ce a consumat administratorul, inregistrati in cont 4282, adaogati pe stat si impozitati. Cheltuiala cu salariile 641 este deductibila.
In conditiile in care exista dovada participarii la o conferinta in SUA, iar factura de cazare este pe numele asociatului (administrator), se considera deductibila cheltuiala? Multumesc.
Raspuns:
Daca exista dovada participarii administratorului la o conferinta in SUA, iar deplasarea are o legatura directa cu activitatea economica a societatii, cheltuiala cu cazarea poate fi considerata deductibila fiscal, chiar daca factura este emisa pe numele administratorului, cu conditia ca plata sa fi fost efectuata de societate si sa existe documente justificative care sa ateste scopul profesional al deplasarii.
In acest sens, trebuie sa se poata demonstra ca participarea la conferinta a fost in interesul societatii, prin documente precum invitatia, programul evenimentului, corespondenta cu organizatorii sau alti participanti, precum si dovada platii efectuate din contul firmei. De asemenea, se recomanda intocmirea unei declaratii pe propria raspundere a administratorului, in care sa se mentioneze scopul deplasarii, perioada, locatia si modul in care aceasta a contribuit la activitatea firmei.
Daca aceste elemente sunt indeplinite, cheltuiala cu cazarea are caracter de cheltuiala efectuata in scopul activitatii, conform art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, si este deductibila. In schimb, daca nu exista documente clare care sa justifice legatura cu activitatea economica, cheltuiala se considera efectuata in interes personal al administratorului si devine avantaj in natura impozabil, iar la nivelul societatii se trateaza drept cheltuiala nedeductibila fiscal.
Daca doresti sa discuti direct cu un consultant, te poti programa oricand, AICI.
Newsletter PortalCodulFiscal.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalCodulFiscal.ro si primesti cadou Raportul special "Legea Austeritatii 2025. Raspunsuri pentru contabili"!
Un produs marca 