Ghidul ANAF privind utilizarea codurilor RO e-Factura

Profeanu Laura

11 Dec 2024

Spete pe acelasi subiect

Sistemul national de facturare electronica RO e-Factura a fost introdus pentru a standardiza emiterea, transmiterea si procesarea facturilor electronice in conformitate cu legislatia fiscala romaneasca si europeana. Recent, ANAF a publicat un ghid detaliat privind utilizarea codurilor specifice pentru tipuri de facturi si categorii de TVA, precum si alte reguli importante pentru utilizatori.

Tipuri de facturi utilizate in RO e-Factura

Fiecare tip de factura este identificat printr-un cod unic, conform listei standardizate UNTDID 1001.

Codul 380: Factura standard (Commercial Invoice)

Acest codul se utilizeaza pentru factura standard (livrare de bunuri/prestare de servicii), precum si pentru facturile de stornare legate de o factura initiala.  Facturile de stornare emise cu codul 380 se emit intotdeauna cu semnul minus (cu exceptia elementului din factura: pretului net al articolului (BT146), care se inregistreaza intodeauna pozitiv). Ele trebuie sa contina referinte clare la factura initiala, incluzand elementele BT-25 („Referinta factura precedenta”) si BT-26 („Data de emitere a facturii anterioare”).

Codul 381: Nota de creditare (Credit Note)

Nota de creditare se utilizeaza pentru situatii, cum ar fi:

-Corectarea unei facturi anterioare: Cand s-au facut greseli in factura initiala (erori de pret, cantitate sau calcule eronate de taxe sau deduceri suplimentare) nota de creditare permite corectarea acestor valori;

-Returnarea bunurilor: In cazul in care clientul returneaza bunuri din diverse motive, nota de creditare reduce baza de impozitare a TVA a livrarii initiale si a taxei aferente;

-Aplicarea unui discount ulterior: Daca dupa emiterea facturii initiale se decide acordarea unui discount, acesta se poate reflecta printr-o nota de creditare.

Codul 384: Factura de corectie (Corrective Invoice)

Factura de corectie este o factura noua, emisa pentru a rectifica o factura initiala care contine erori sau pentru a face ajustari ulterioare tranzactiei initiale, conform art. 330 alin. (1) lit. b) din Legea 227/2015. Pentru corectie, alternativ, companiile pot opta sa utilizeze codurile 380 sau 381.

O factura de corectie trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente:

- Datele de identificare ale vanzatorului si cumparatorului;

- Numarul unic al facturii corectate;

- Data emiterii facturii de corectie;

- Referinta la factura initiala: Factura de corectie include referinte clare la factura initiala, conform Codului Fiscal. Tehnic trebuie incluse numarul si data acesteia (BT-25 - „Referinta factura precedenta” si BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”);

- Descrierea corectiilor: Informatii detaliate privind ajustarile de cantitate, preturi, valoare neta si valoare TVA;

- Valoarea totala corectata: Valoarea neta, cota de TVA aplicata si valoarea TVA, toate reflectand ajustarile efectuate.

Codul 389: Autofactura (Self-billed Invoice)

Autofactura reprezinta un document utilizat pentru emiterea de facturi in numele si in contul furnizorului sau pentru emiterea unei autofacturi in cazul anumitor tipuri de operatiuni.

Nu este permisa utilizarea codului tipului facturii 389 pentru emiterea de facturi in numele si in contul furnizorului, in lipsa unui acord prealabil prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare, potrivit prevederilor art. 319 alin. (18) din Codul fiscal, coroborat cu pct. 96 (1) lit. a) din Normele Metodologice.

Codul 751: Factura informativa (Invoice Information for Accounting Purposes)

Factura informativa in scop contabile, se emite in conformitate cu art. 319 alin. (10) lit a-c) si pentru situatia prevazuta la art. 286 alin. (4) lit. e) din Legea 227/2015, utilizand pentru sistemul national de facturare electronica RO e-Factura Codul 751. Este un document utilizat in scopuri contabile pentru a reflecta livrarile pentru care exista obligatia de emitere a facturii la solicitarea beneficiarului, precum si pentru facturile de decontare a platilor efectuate in numele si in contul clientului.

Factura informativa incasata cu bon fiscal, pentru care exista obligatia de transmitere , la solicitarea beneficiarului, in sistemul RO e-Factura , se emite la data eliberarii bonului fiscal.

Codurile de TVA si categoriile principale

Facturile emise prin RO e-Factura trebuie sa respecte cotele de TVA prevazute de legislatie. Principalele categorii includ:

- Categoria „S” – Pentru operatiuni taxabile cu cotele standard (19%) sau reduse (9% si 5%).

- Categoria „E” – Operatiuni scutite de TVA, precum penalitati sau dobanzi.

- Categoria „AE” – Taxare inversa, conform art. 331 din Codul Fiscal.

- Categoria „O” – Folosita exclusiv de catre neplatitorii de TVA.

Evitati dublarea facturilor

Una dintre problemele utilizatorilor RO e-Factura, este dublarea neintentionata a facturilor, cauzata de modificari minore (ex. spatii suplimentare in fisierul XML). Ghidul recomanda folosirea corecta a elementelor obligatorii, cum ar fi referintele la facturile anterioare (BT-25) si data acestora (BT-26).

Reguli generale de completare

Facturile trebuie sa contina elemente obligatorii, cum ar fi:

- Numarul unic al facturii (BT-1).

- Data emiterii (BT-2).

- Codul tipului de factura (BT-3).

- Codul monedei utilizate (BT-5).

Este obligatorie respectarea constrangerilor tehnice pentru validarea si conformitatea cu standardul european SR EN 16931-1.

Concluzii

RO e-Factura reprezinta un pas important spre digitalizarea si transparenta fiscala. Respectarea ghidului ANAF contribuie la reducerea erorilor, simplificarea proceselor contabile si cresterea eficientei in raportarea fiscala.

Pentru informatii suplimentare, consultati documentatia publicata aici:  https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf

Studii de caz si articole despre e-factura