Ce inseamna "sediu permanent" pentru un nerezident in Romania?

Notiunea de sediu permanent este importanta in fiscalitatea internationala, deoarece stabileste unde si cum poate fi impozitat un nerezident pentru activitatile desfasurate in Romania. Codul fiscal, la art. 8, ofera cadrul legal, iar normele de aplicare detaliaza situatiile practice in care se considera ca exista un sediu permanent.

1. Locul prin care se desfasoara activitatea

Un sediu permanent se formeaza atunci cand un nerezident isi desfasoara activitatea economica printr-un loc aflat la dispozitia sa. Acest loc poate fi:

- o cladire (chiar si o parte dintr-o cladire),

- un echipament sau o instalatie,

- un spatiu simplu, precum o taraba intr-o piata.

Important de retinut: nu conteaza daca acel loc este proprietate, inchiriat sau doar pus la dispozitie temporar. Important este faptul ca nerezidentul poate folosi acel loc pentru a-si desfasura activitatea.

2. Prezenta fizica nu este suficienta

Simplul fapt ca un reprezentant al unei firme straine viziteaza regulat biroul unui client roman pentru a discuta comenzi nu genereaza, de la sine, un sediu permanent. In schimb, daca acelasi reprezentant are alocat un birou pe termen lung in sediul clientului, pentru a desfasura activitati economice, acel birou poate fi considerat sediu permanent.

Exemple:

- Nu este sediu permanent: un transportator care foloseste zilnic platforma clientului doar pentru descarcarea marfurilor.

- Este sediu permanent: un zugrav care lucreaza constant, pe termen lung, in aceeasi cladire a unui client, desfasurand lucrari de intretinere sau renovare.

3. Conditia de „loc fix”

Pentru a exista sediu permanent, locul de activitate trebuie sa fie fix, adica legat de un anumit punct geografic. Nu este necesar ca echipamentul sa fie fixat in sol, ci doar sa fie utilizat constant in aceeasi locatie.

Exemple ilustrative:

- o mina sau un santier de constructii sunt considerate locuri unice de activitate, chiar daca lucrarile se muta dintr-o zona in alta in interiorul aceleiasi locatii;

- un consultant care lucreaza succesiv in mai multe sucursale ale aceleiasi banci nu are un singur sediu permanent pentru intreg proiectul - fiecare sucursala este analizata separat.

4. Durata activitatii

De regula, un sediu permanent se considera constituit daca activitatea se desfasoara in acelasi loc pentru o perioada mai mare de 6 luni.

Un loc de activitate poate totusi sa constituie un sediu permanent, chiar daca exista doar pentru o perioada scurta de timp.

Astfel:

a) Intreruperile temporare de activitate nu determina incetarea existentei sediului permanent. Cand un anumit loc de activitate este utilizat numai in intervale scurte de timp, dar aceste utilizari au loc cu regularitate pe perioade lungi, locul de activitate nu trebuie considerat ca fiind de natura strict temporara.

b) Situatiile in care un loc de activitate este utilizat pe perioade foarte scurte de timp de mai multe societati conduse de aceeasi persoana sau de persoane asociate.

c) Atunci cand un loc de activitate care a fost la inceput conceput pentru a fi utilizat pe o perioada de timp scurta, incat nu constituia sediu permanent, dar a fost mentinut mai mult, devine un loc fix de activitate si se transforma retroactiv in sediu permanent. Un loc de activitate poate de asemenea constitui un sediu permanent de la infiintarea sa, chiar daca a existat doar pe o perioada scurta de timp, daca acesta a fost lichidat inainte de termen datorita unor situatii deosebite, cum ar fi esecul investitiei.

5. Regularitatea activitatii

Activitatea desfasurata prin acel loc trebuie sa fie regulata. Nu se cere ca ea sa fie neintrerupta, ci sa existe o constanta care sa arate ca acel spatiu este utilizat efectiv pentru derularea afacerii nerezidentului.

Potrivit punctului 3 alin. 16) din Sectiunea a 3-a a H.G. nr. 1/2016, un alt aspect este cel legat de faptul ca nu se poate considera ca exista un sediu permanent atunci cand operatiunile de comert electronic desfasurate prin computer intr-o anumita locatie dintr-o tara sunt limitate la activitatile pregatitoare sau auxiliare descrise in art. 8 alin. 4) din Codul fiscal. Pentru a se stabili daca anumite activitati efectuate intr-o astfel de locatie intra sub incidenta art. 8 alin. 4)  din Codul fiscal, ele trebuie analizate de la caz la caz, tinand seama de diversele functii indeplinite de societate prin respectivul echipament.

Activitatile pregatitoare sau auxiliare includ in special:

a) furnizarea unei legaturi de comunicatii - foarte asemanatoare cu o linie telefonica - intre furnizori si clienti;

b) publicitatea pentru bunuri sau servicii;

c) transmiterea informatiilor printr-un server-oglinda in scopuri de securitate si eficienta;

d) culegerea de date de piata pentru societate;

e) furnizarea de informatii.

Exista un sediu permanent cand aceste functii constituie partea esentiala si semnificativa a activitatii de afaceri a societatii sau cand alte activitati principale ale societatii sunt realizate prin computer, echipamentul constituind un loc fix de activitate al societatii, intrucat aceste functii depasesc activitatile prevazute la art. 8 alin. 4)  din Codul fiscal.

Concluzie

Definitia sediului permanent are un impact major asupra impozitarii nerezidentilor. Ea depinde atat de existenta fizica a unui loc, cat si de modul in care acesta este utilizat, durata si regularitatea activitatii. Pentru companii, este important sa analizeze atent contractele si modul de derulare a operatiunilor in Romania, pentru a determina daca se creeaza sau nu un sediu permanent, cu toate implicatiile fiscale aferente.