Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri.
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri. Sunt de acord cu politica de cookie
X

Autentificare cont

Tine-ma minte
Ati uitat parola? Click aici pentru a recupera user/parola
Nu aveti cont?
X

Recuperare user/parola

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

X

Deblocare automata cont

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

Contul meu Inregistrare cont Feedback clienti
PortalCodulFiscal.ro
Portal actualizat la 13 Decembrie 2024

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

26 Ian 2024

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit art. 26 din Legea contabilitatii, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

Forta majora (definita la art. 1351 din Codul civil) este orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil si inevitabil.

Responsabilitati si contraventii

Conform art. 41 alin. 2 lit. c) din Legea contabilitatii, nerespectarea procedurilor de reconstituire a documentelor pierdute, sustrase sau distruse, constituie contraventie.
Completeaza formularul si TESTEAZA GRATUIT - Legislatie + Consultanta de la experti
Sunt de acord cu termenii si conditiile site-ului!
Conform cerintelor Regulamentului UE 679/2016 sunt de acord ca SC Rentrop & Straton S.R.L. sa colecteze si sa prelucreze datele din formular in scopuri comerciale.

Procesul de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Conform normelor de aplicare ale ordinului ministrului finantelor publice nr. 2634/2015, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile, are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii, situatia constatata.

In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentelor disparute;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul entitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentelor;
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.

Cand disparitia documentelor este din vina conducatorului entitatii, masurile se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie.
In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antet ca este reconstituit.
 
Dosarul de reconstituire

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire" care va contine:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate;
- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea, si constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.
In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire.

Termen de pastrare in arhiva a registrelor de contabilitate  si a celorlalte documente contabile

Reconstituirea este obligatorie doar pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se afla in termenul de pastrare.
Potrivit art. 37^1 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile (Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile) registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, se pastreaza in arhiva timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Concluzii

Reconstituirea documentelor financiar-contabile este un proces riguros si necesita o atentie meticuloasa din partea entitatilor. Respectarea acestor norme asigura integritatea si transparenta proceselor financiar-contabile si protejeaza entitatile impotriva potentialelor sanctiuni.

Continutul, designul, structura, precum si materialele PortalCodulFiscal.ro apartin Editurii RENTROP & STRATON si sunt protejate de Legea 8/1996 privind drepturile de autor si drepturile conexe, cu modificarile si completarile ulterioare. Copierea/distribuirea/republicarea acestora este ilegala. Pentru detalii consultati sectiunea Termeni si conditii.

Newsletter PortalCodulFiscal.ro

Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalCodulFiscal.ro si primesti cadou Raportul special "Intreprinderi legate
Impozit micro sau impozit pe profit?"
!

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016

Studii de caz si articole despre documente financiar contabile

Nov152024

Numerotare facturi

de Mariana Prejbeanu valabil la 15 Nov 2024
Intrebare: La plaja de facturi folosita de societate este obligatoriu sa existe o serie a facturii (compusa dintr-un grup de litere) si un numar sau este de ajuns valoarea numerica? Exista o prevedere care reglementeaza acest aspect sau este decizia interna a firmei?

Un nou document financiar-contabil: Avizul de insotire a marfii (Cod CASH AND CARRY 14-3-6aA)

de Profeanu Laura 16 Iul 2024
Ministerul Finantelor a initiat un proiect de ordin care propune adaugarea unui nou document in lista documentelor financiar-contabile, destinat comerciantilor de tip cash&carry, numit „Aviz de insotire a marfii (Cod CASH AND CARRY 14-3-6aA)”. Conform actualelor reglementari prevazute in Legea contabilitatii nr. 82/1991 si in Ordinul MF 2634/2015, fiecare operatiune ...
Iul192024

Depunere online D060 inregistrare sediu secundar

de Ela Dumitra valabil la 19 Iul 2024
Intrebare: Suntem o companie din Satu Mare, inregistrata ca Mari Contribuabili, am deschis un sediu secundar la Cluj-Napoca, formalitatile la Registrul Comertului s-au realizat, cum se procedeaza pentru inregistrarea la ANAF, formularul 060 se poate depune online sau este necesara prezenta fizica la Directia Regionala Cluj? Ce documente sunt necesare pentru inregistrarea sediului secundar la ANAF?
Iul142024

Documente contabile si fiscale pentru deducerea TVA si a cheltuielilor de exploatare camion

de Amelia Dumitras valabil la 14 Iul 2024
Intrebare: Ce documente sunt necesare pentru a deduce cheltuielile cu combustibilul si reparatiile unui camion utilizat in cadrul activitatii economice a societatii?
Iun232024

Livrare cu instalare. Documente justificative

de Irina Dumitrescu valabil la 23 Iun 2024
Intrebare: Intre societatea A, furnizor de bunuri si servicii, si societatea C - beneficiar, se incheie un contract pentru livrarea, instalarea si punerea in functiune a unui sistem de supraveghere. Caz 1: Societatea A (producator) livreaza catre societatea B (echipa de instalare) echipamentele (marfa, produse finite, alte materiale de instalare). Ulterior, societatea B merge in teren si efectueaza ...
Iun182024

Bunuri in consignatie. Aspecte contabile si fiscale

de Irina Dumitrescu valabil la 18 Iun 2024
Intrebare: O societate are contracte de consignatie cu clienti persoane fizice. Acestia predau bunuri din patrimoniul personal pe baza de borderou de predare-primire. Va rog sa ma lamuriti cu urmatoarele aspecte privind desfasurarea activitatii de consignatie: 1. Cand trebuie intocmit NIR? la data primirii bunurilor de la persoanele fizice (adica la momentul inregistrarii in cont extrabilantier) sau la data ...
Vezi toate studiile de caz despre documente financiar contabile keyboard_double_arrow_right
In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit art. 26 din Legea contabilitatii, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.