Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit art. 26 din Legea contabilitatii, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

Forta majora (definita la art. 1351 din Codul civil) este orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil si inevitabil.

Responsabilitati si contraventii

Conform art. 41 alin. 2 lit. c) din Legea contabilitatii, nerespectarea procedurilor de reconstituire a documentelor pierdute, sustrase sau distruse, constituie contraventie.

Procesul de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Conform normelor de aplicare ale ordinului ministrului finantelor publice nr. 2634/2015, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile, are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii, situatia constatata.

In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentelor disparute;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul entitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentelor;
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.

Cand disparitia documentelor este din vina conducatorului entitatii, masurile se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie.
In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antet ca este reconstituit.
 
Dosarul de reconstituire

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire" care va contine:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate;
- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea, si constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.
In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire.

Termen de pastrare in arhiva a registrelor de contabilitate  si a celorlalte documente contabile

Reconstituirea este obligatorie doar pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se afla in termenul de pastrare.
Potrivit art. 37^1 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile (Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile) registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, se pastreaza in arhiva timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Concluzii

Reconstituirea documentelor financiar-contabile este un proces riguros si necesita o atentie meticuloasa din partea entitatilor. Respectarea acestor norme asigura integritatea si transparenta proceselor financiar-contabile si protejeaza entitatile impotriva potentialelor sanctiuni.