Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri.
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri. Sunt de acord cu politica de cookie
X

Autentificare cont

Tine-ma minte
Ati uitat parola? Click aici pentru a recupera user/parola
Nu aveti cont?
X

Recuperare user/parola

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

X

Deblocare automata cont

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

Contul meu Inregistrare cont Feedback clienti
PortalCodulFiscal.ro
Portal actualizat la 25 Februarie 2024

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Raspuns oferit de
Profeanu Laura

Profeanu Laura
Consultant fiscal

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit art. 26 din Legea contabilitatii, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

Forta majora (definita la art. 1351 din Codul civil) este orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil si inevitabil.

Responsabilitati si contraventii

Conform art. 41 alin. 2 lit. c) din Legea contabilitatii, nerespectarea procedurilor de reconstituire a documentelor pierdute, sustrase sau distruse, constituie contraventie.

Procesul de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Conform normelor de aplicare ale ordinului ministrului finantelor publice nr. 2634/2015, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile, are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii, situatia constatata.

In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentelor disparute;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul entitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentelor;
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.

Cand disparitia documentelor este din vina conducatorului entitatii, masurile se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie.
In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antet ca este reconstituit.
 
Dosarul de reconstituire

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire" care va contine:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate;
- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea, si constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.
In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire.

Termen de pastrare in arhiva a registrelor de contabilitate  si a celorlalte documente contabile

Reconstituirea este obligatorie doar pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se afla in termenul de pastrare.
Potrivit art. 37^1 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile (Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile) registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, se pastreaza in arhiva timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Concluzii

Reconstituirea documentelor financiar-contabile este un proces riguros si necesita o atentie meticuloasa din partea entitatilor. Respectarea acestor norme asigura integritatea si transparenta proceselor financiar-contabile si protejeaza entitatile impotriva potentialelor sanctiuni.

Continutul, designul, structura, precum si materialele PortalCodulFiscal.ro apartin Editurii RENTROP & STRATON si sunt protejate de Legea 8/1996 privind drepturile de autor si drepturile conexe, cu modificarile si completarile ulterioare. Copierea/distribuirea/republicarea acestora este ilegala. Pentru detalii consultati sectiunea Termeni si conditii.

Newsletter PortalCodulFiscal.ro

Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalCodulFiscal.ro si primesti cadou Raportul special "Noutati fiscale 2024"!

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016


Intrebari similare din categoria Stiri economico-financiare

Feb212024

Se modifica tarifele pentru eliberarea de informatii si documente din registrul comertului

de Profeanu Laura 21 Feb 2024
Incepand cu 20 martie 2024, se modifica tarifele pentru serviciile oferite de catre  Oficiului National al Registrului Comertului (ONRC) pentru eliberarea de informatii si documente. Publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 136 din 19 februarie 2024, Ordinul nr. 380/C/2024, emis de Ministerul Justitiei, detaliaza noua structura tarifara aplicabila din 20 martie 2024. Vechile si noile ...
Feb212024

Se modifica tarifele pentru informatiile si documentele eliberate din Buletinul procedurilor de insolventa

de Profeanu Laura 21 Feb 2024
Pe fondul unei economii dinamice, in care procedurile de insolventa reprezinta un aspect important pentru mediul de afaceri, Ministerul Justitiei a emis Ordinul nr. 381/C/2024. Acest act normativ, publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 136 din 19 februarie 2024, introduce o serie de modificari la tarifele pentru eliberarea de informatii si documente din Buletinul procedurilor de insolventa. ...
Ian292024

Urgent si Important! Termenul din 31 martie 2024 nu se refera la depunerea situatiilor financiare pentru anul 2023, ci pentru anii anteriori

de Profeanu Laura 29 Ian 2024
Conform informatiilor recente furnizate de Ministerul Finantelor si ANAF, microfirmele sunt obligate sa depuna situatiile financiare restante pentru anul 2022 si/sau pentru alti ani anteriori pana la data de 31 martie 2024. Aceasta cerinta este stabilita prin OUG 115/2023 si este importanta pentru aplicarea impozitului micro in anul fiscal 2024. Exista o clarificare importanta facuta de ...
Dec212023

OUG 115/2023. Pentru aplicarea impozitului micro in 2024, situatiile financiare anuale trebuie depuse pana la 31 martie 2024

de Profeanu Laura 21 Dec 2023
Incepand din anul 2024, firmele din Romania care doresc sa aplice regimul de impozitare micro, vor trebui sa indeplineasca o conditie suplimentara impusa de OUG nr. 115/2023. Aceasta conditie noua consta in depunerea la termenul legal a situatiilor financiare anuale, acolo unde aceasta obligatie este aplicabila. Conform noilor reglementari, pentru a putea aplica acest regim in 2024, firmele ...
Dec072023

Noi Reglementari privind Situatiile Financiare pentru anul 2023

de Profeanu Laura 07 Dec 2023
Ministerul Finantelor a initiat recent un proiect de ordin care schimba modul in care firmele din Romania trebuie sa intocmeasca si sa depuna situatiile financiare pentru anul 2023. Conform acestui proiect, firmele vor avea termen pana la finalul lunii mai 2024 pentru a depune situatiile financiare, in timp ce ONG-urile vor avea termen pana la finalul lunii aprilie 2024:  III.Termenul de ...
Nov222023

ANAF impune noi cerinte persoanelor fizice la verificarea situatiei fiscale personale: Traduceri certificate obligatorii pentru documentele in limbi straine

de Profeanu Laura 22 Nov 2023
Recent, ANAF a implementat o schimbare semnificativa in procesul de verificare fiscala a persoanelor fizice, conform OUG 188/2022 si Ordinului presedintelui ANAF 1882/2023, in vigoare de la 17 noiembrie 2023. Detalii Modificari: In cazul in care persoanele fizice (cu ocazia verificarii personale) prezinta documente in limbi straine, acestea trebuie insotite de traduceri certificate, ...