Stabilirea locului conducerii efective in Romania pentru persoanele juridice straine

In contextul globalizarii si al cresterii interconectivitatii economice, stabilirea locului conducerii efective este un aspect de mare importanta pentru persoanele juridice straine care desfasoara activitati in Romania. Conceptul de loc al conducerii efective este prevazut de art. 8^1 din Codul fiscal, care trateaza aspectele operationale si fiscale ale unei companii, dar si implicatiile semnificative in ceea ce priveste determinarea rezidentei fiscale si a obligatiilor fiscale ale acesteia in tara gazda.

Definirea locului conducerii efective

Potrivit art. 8^1 alin. 1) din Codul fiscal, daca o persoana juridica straina este considerata rezidenta atat in Romania, cat si intr-un stat semnatar al unei conventii de evitare a dublei impuneri la care Romania este parte, rezidenta acestei persoane se va stabili potrivit prevederilor conventiei de evitare a dublei impuneri.

Pentru a avea o perspectiva clara, locul conducerii efective poate fi definit ca fiind locul in care sunt luate deciziile esentiale pentru activitatea si directia unei companii. Aceasta include decizii strategice, de management si operationale, iar determinarea acestui loc poate varia in functie de circumstante precum locul desfasurarii activitatii, locul in care sunt stabilite si administrate operatiunile si multe altele.

Procedura de stabilire a rezidentei in Romania

In Romania, procesul de stabilire a locului conducerii efective pentru persoanele juridice straine, impune o serie de pasi si cerinte. Organul fiscal central competent este responsabil de analiza documentatiei prezentate de compania straina si de stabilirea rezidentei sale in tara. Aceasta implica evaluarea deciziilor-cheie luate de conducerea companiei, examinarea documentelor legale si a contractelor, precum si alte aspecte relevante care pot influenta locul conducerii efective.

Pentru a stabili rezidenta in Romania a unei persoane juridice straine, organul fiscal central competent se bazeaza pe chestionarului prevazut la art. 230 alin. 8 din Codul fiscal, reprezentat de Macheta «Chestionar pentru stabilirea rezidentei fiscale a persoanei juridice straine cu locul conducerii efective in Romania» care se regaseste in Anexa 1 la Ordinul ministrului finantelor nr. 577/2021 pentru reglementarea unor aspecte privind rezidenta in Romania a persoanelor juridice straine.

Totodata, organul fiscal central competent este responsabil de analizarea documentatiei prezentate de catre persoana juridica straina si de stabilirea rezidentei sale. Aceasta implica o serie de pasi, inclusiv prezentarea unor documente esentiale, precum:
a) Decizia/Hotararea actionarilor/asociatilor/fondatorilor/membrilor consiliului de administratie/directorilor executivi: O copie legalizata insotita de traducerea autorizata a acestei decizii sau hotarari este necesara pentru a confirma intentia si acordul conducerii persoanei juridice straine pentru a stabili locul conducerii efective in Romania;
b) Actul constitutiv actualizat: Copia legalizata insotita de traducerea autorizata a actului constitutiv actualizat al persoanei juridice straine este esentiala pentru a intelege structura si modul de functionare al companiei straine;
c) Extrasul de la Registrul Comertului sau organismului similar: O copie legalizata a acestui extras din statul strain in care este inregistrata compania straina, este necesara pentru a furniza informatii despre actionariatul si aportul acestuia in capitalul persoanei juridice straine. Orice modificari ulterioare trebuie comunicate organului fiscal central competent in termen de 45 de zile calendaristice de la data producerii lor;
d) Documentul sau actul privind utilizarea spatiului din Romania: Aceasta copie trebuie sa confirme utilizarea spatiului in Romania unde se va exercita efectiv conducerea companiei straine;
e) Contractele incheiate cu directorii executivi/membrii consiliului de administratie: Copiile legalizate insotite de traducerile autorizate ale acestor contracte, sunt necesare pentru a evidentia implicarea si rolul directorilor executivi sau a membrilor consiliului de administratie care vor avea locul conducerii efective in Romania.

Obligatiile persoanei juridice straine rezidente in Romania

Persoana juridica straina, care devine rezidenta in Romania conform locului conducerii efective, are urmatoarele obligatii:
a) sa se inregistreze fiscal in termen de 30 de zile de la data la care a fost notificata ca este considerata rezidenta in Romania;
b) sa pastreze procesele-verbale ale sedintelor de consiliu si ale adunarilor actionarilor/asociatilor, pentru evidentierea procesului decizional al companiei si pentru demonstrarea conformitatii cu legislatia in vigoare;
c) sa conduca si sa pastreze in Romania evidenta contabila conform legislatiei contabile din Romania. Acest lucru include intocmirea situatiilor financiare si a altor documente contabile in conformitate cu normele si standardele contabile aplicabile;
d) sa se inregistreze ca platitor de impozit pe profit;
e) sa isi mentina rezidenta in Romania pentru o perioada de cel putin un an fiscal.

Principiul evitarii abuzurilor fiscale

Stabilirea rezidentei in Romania pentru o persoana juridica straina nu trebuie sa fie rezultatul unor aranjamente artificiale cu scopul evitarii impozitelor sau crearii oportunitatilor de neimpozitare. Este important ca aceasta procedura sa fie realizata in conformitate cu principiile de corectitudine fiscala si sa nu submineze obiectivele fiscale legitime ale statului roman.

Implementarea corecta si aplicarea riguroasa a acestor prevederi este esentiala pentru mentinerea unui mediu fiscal sanatos si pentru promovarea unei concurente echitabile pe piata interna si internationala.