Modificari importante in normele de functionare a Serviciilor de Arhivare
Raspuns oferit deProfeanu Laura

Consultant fiscal
09 Oct 2023
Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 151/2023 (pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996) a adus o serie de modificari esentiale in privinta normelor referitoare la autorizarea si functionarea serviciilor de arhivare. Aceste schimbari vizeaza mai ales locul de desfasurare al serviciilor, precum si anumite obligatii legate de angajati si autorizatii.
Locul de desfasurare al serviciilor
Potrivit noilor reglementari, operatorii economici nu mai pot oferi servicii arhivistice exclusiv la sediul beneficiarilor, fiind impusa obligativitatea detinerii unui spatiu distinct pentru fiecare serviciu de arhivare, cu exceptia serviciilor de legatorie si restaurare, care pot fi prestate in acelasi spatiu. Acest aspect are potentialul de a creste calitatea serviciilor si de a asigura o mai buna pastrare a documentelor.
Cerintele privind autorizatia de securitate la incendiu si personalul angajat
Conform art. 17 - 21 din normele de aplicare, in vederea obtinerii autorizatiei de functionare pentru:
- serviciul arhivistic de pastrare si conservare
- serviciul arhivistic de restaurare
- serviciul arhivistic de legatorie
- serviciul arhivistic de prelucrare arhivistica
- serviciul arhivistic de utilizare
operatorii economici trebuie sa aiba personal angajat si calificat pentru ocupatiile de arhivist si arhivar si sa detina, printre altele, autorizatia de securitate la incendiu emisa de inspectoratul pentru situatii de urgenta pentru intreaga constructie unde se afla depozitul/spatiul din care face parte incaperea amenajata, indiferent de suprafata afectata desfasurarii activitatii.
Definitiile pentru cele doua profesii: arhivar (angajat) si arhivist (specialist) sunt similare: isi desfasoara activitatea la un creator/detinator de arhiva, avand dobandite competente profesionale potrivit Standardului ocupational de arhivar/arhivist si care detine un certificat de absolvire/calificare profesionala emis de furnizori de formare profesionala autorizati in conditiile legii. Subtilitatea diferentei se afla in nivelul de specializare si competenta, sugerand ca un "arhivist" are un nivel mai inalt de formare sau expertiza comparativ cu un "arhivar".
Modificari la procedura privind eliberarea certificatelor, adeverintelor, copiilor si extraselor de pe documente
Un alt pas inainte este faptul ca persoanele fizice sau juridice pot solicita certificatele, adeverintele si alte documente atat in format letric, cat si electronic, facilitand astfel procesul pentru utilizatori:
Consecinte in cazul retragerii autorizatiei
O ultima mentiune esentiala este legata de retragerea autorizatiei de functionare. In astfel de situatii, operatorul economic autorizat va detine arhiva, cu toate responsabilitatile legale, pana cand aceasta va fi transferata unui alt operator autorizat.
Conform art. 24 din norme, retragerea autorizatiei de functionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, se face:
- la cererea operatorului economic autorizat,
- in urma constatarilor rezultate cu ocazia controlului desfasurat de catre reprezentantii structurilor Arhivelor Nationale,
- din oficiu, in urma unor sesizari, reclamatii sau verificari.
Retragerea autorizatiei de functionare pentru serviciul arhivistic de pastrare si conservare, duce implicit si la retragerea autorizatiei de functionare pentru serviciul arhivistic de utilizare, si invers.
Retragerea autorizatiei de functionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se va inscrie in Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, in termen de 5 zile calendaristice de la data notificarii de catre Arhivele Nationale privind emiterea actului administrativ de retragere sau solutionarea contestatiei.
Concluzie
Ordinul MAI nr. 151/2023 reflecta o abordare mult mai riguroasa si detaliata in ceea ce priveste serviciile de arhivare din Romania. Aceste schimbari sunt menite sa asigure o mai buna protectie si gestionare a documentelor, intr-un mediu in care informatia este esentiala.
Locul de desfasurare al serviciilor
Potrivit noilor reglementari, operatorii economici nu mai pot oferi servicii arhivistice exclusiv la sediul beneficiarilor, fiind impusa obligativitatea detinerii unui spatiu distinct pentru fiecare serviciu de arhivare, cu exceptia serviciilor de legatorie si restaurare, care pot fi prestate in acelasi spatiu. Acest aspect are potentialul de a creste calitatea serviciilor si de a asigura o mai buna pastrare a documentelor.
Cerintele privind autorizatia de securitate la incendiu si personalul angajat
Conform art. 17 - 21 din normele de aplicare, in vederea obtinerii autorizatiei de functionare pentru:
- serviciul arhivistic de pastrare si conservare
- serviciul arhivistic de restaurare
- serviciul arhivistic de legatorie
- serviciul arhivistic de prelucrare arhivistica
- serviciul arhivistic de utilizare
operatorii economici trebuie sa aiba personal angajat si calificat pentru ocupatiile de arhivist si arhivar si sa detina, printre altele, autorizatia de securitate la incendiu emisa de inspectoratul pentru situatii de urgenta pentru intreaga constructie unde se afla depozitul/spatiul din care face parte incaperea amenajata, indiferent de suprafata afectata desfasurarii activitatii.
Definitiile pentru cele doua profesii: arhivar (angajat) si arhivist (specialist) sunt similare: isi desfasoara activitatea la un creator/detinator de arhiva, avand dobandite competente profesionale potrivit Standardului ocupational de arhivar/arhivist si care detine un certificat de absolvire/calificare profesionala emis de furnizori de formare profesionala autorizati in conditiile legii. Subtilitatea diferentei se afla in nivelul de specializare si competenta, sugerand ca un "arhivist" are un nivel mai inalt de formare sau expertiza comparativ cu un "arhivar".
Modificari la procedura privind eliberarea certificatelor, adeverintelor, copiilor si extraselor de pe documente
Un alt pas inainte este faptul ca persoanele fizice sau juridice pot solicita certificatele, adeverintele si alte documente atat in format letric, cat si electronic, facilitand astfel procesul pentru utilizatori:
-
Modalitatea de depunere a cererilor:
- Persoanele fizice sau juridice pot depune cereri catre creatori, detinatori de documente, succesorii lor in drepturi si operatorii economici autorizati.
- Cererile pot fi in format letric sau electronic.
- Timpul de solutionare a cererilor:
- Cererile sunt solutionate intr-un termen maxim de 60 de zile calendaristice de la inregistrare.
- Data emiterii notificarii de plata si data efectuarii efective a platii sunt incluse in aceste 60 de zile.
- Daca sunt necesare date sau informatii suplimentare pentru identificarea actelor solicitate.
- Daca tarifele stabilite de presedintele Casei Nationale de Pensii Publice nu au fost achitate integral.
- Termenul de 60 de zile incepe dupa completarea cererii initiale sau dupa achitarea integrala a tarifelor.
- Limitele maxime ale tarifelor sunt reglementate prin ordin al presedintelui Casei Nationale de Pensii Publice.
- Documentele (certificate, adeverinte, copii, extrase) se elibereaza in format letric.
- Se pot preda la sediul creatorilor sau detinatorilor de documente, personal sau prin reprezentant legal.
- Alternativ, se pot trimite prin servicii de curierat/postale, cu confirmare de primire.
- Preconditii pentru demararea termenului de 60 de zile:
- Tarife pentru servicii arhivistice:
- Modul de eliberare si transmitere a documentelor:
Consecinte in cazul retragerii autorizatiei
O ultima mentiune esentiala este legata de retragerea autorizatiei de functionare. In astfel de situatii, operatorul economic autorizat va detine arhiva, cu toate responsabilitatile legale, pana cand aceasta va fi transferata unui alt operator autorizat.
Conform art. 24 din norme, retragerea autorizatiei de functionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, se face:
- la cererea operatorului economic autorizat,
- in urma constatarilor rezultate cu ocazia controlului desfasurat de catre reprezentantii structurilor Arhivelor Nationale,
- din oficiu, in urma unor sesizari, reclamatii sau verificari.
Retragerea autorizatiei de functionare pentru serviciul arhivistic de pastrare si conservare, duce implicit si la retragerea autorizatiei de functionare pentru serviciul arhivistic de utilizare, si invers.
Retragerea autorizatiei de functionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se va inscrie in Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, in termen de 5 zile calendaristice de la data notificarii de catre Arhivele Nationale privind emiterea actului administrativ de retragere sau solutionarea contestatiei.
Concluzie
Ordinul MAI nr. 151/2023 reflecta o abordare mult mai riguroasa si detaliata in ceea ce priveste serviciile de arhivare din Romania. Aceste schimbari sunt menite sa asigure o mai buna protectie si gestionare a documentelor, intr-un mediu in care informatia este esentiala.
Continutul, designul, structura, precum si materialele PortalCodulFiscal.ro apartin Editurii RENTROP & STRATON si sunt protejate de Legea 8/1996 privind drepturile de autor si drepturile conexe, cu modificarile si completarile ulterioare. Copierea/distribuirea/republicarea acestora este ilegala. Pentru detalii consultati sectiunea Termeni si conditii.
Newsletter PortalCodulFiscal.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalCodulFiscal.ro si primesti cadou Raportul special "E-Factura, E-Transport. 10 studii de caz de maxima importanta."!
Intrebari similare din categoria Stiri economico-financiare
Dec032023
Penalitatea de nedeclarare: mecanismul de reducere cu 75%
de
Profeanu Laura
03 Dec 2023
Penalitatea de nedeclarare este reglementata de art. 181 din Codul de procedura fiscala si se aplica incepand cu 01 ianuarie 2016, constituind venit al bugetului de stat.
Cuantumul penalitatii de nedeclarare:
Pentru obligatiile fiscale principale nedeclarate (sau declarate incorect) de catre contribuabili si stabilite de organul fiscal prin decizii de impunere, contribuabili datoreaza o ...
Nov292023
Art. 53 din Directiva 2006/112/CE nu se aplica unor servicii furnizate de un studio de inregistrare de videochaturi, operatorului unei platforme de difuzare prin internet
de
Profeanu Laura
29 Nov 2023
La data de 23.11.2023, Curtea de Justitie a Uniunii Europene a oferit clarificari importante in privinta aplicarii TVA pentru serviciile de videochat. Aceasta a venit ca raspuns la o solicitare de decizie preliminara din partea Curtii de Apel Cluj, implicand interpretarea articolului 53 din Directiva europeana 112/2006, care reglementeaza sistemul comun al TVA in UE.
In centrul disputei se ...
Dec012023
Impactul Sistemului de Garantie-Returnare (SGR) asupra Comerciantilor si Contabililor
de
Profeanu Laura
01 Dec 2023
La 30 noiembrie 2023, Sistemul de Garantie-Returnare (SGR) a intrat in vigoare, aducand schimbari in ceea ce priveste ambalajele nereutilizabile. Comerciantii si contabilii se confrunta cu aspecte financiare si operationale, iar intelegerea acestora este importanta pentru adaptarea la aceasta noua realitate comerciala.
Implicatii pentru Comercianti
Principalul impact consta in gestionarea ...
Nov282023
ANAF extinde regulile pentru inregistrarea fiscala a PFA-urilor si profesionistilor
de
Profeanu Laura
28 Nov 2023
In 2022, ANAF a introdus reguli noi pentru interactiunea dintre persoanele fizice autorizate (PFA-uri) si profesionisti cu organele fiscale. Recent, ANAF a propus un proiect de ordin pentru extinderea acestor reguli, vizand detalierea procedurii de inregistrare fiscala pentru acele categorii de contribuabili (persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita ...
Nov282023
UE inaspreste regulile impotriva intarzierilor de plata: o noua era pentru tranzactiile comerciale
de
Profeanu Laura
28 Nov 2023
Intr-un efort de a proteja intreprinderile, in special IMM-urile, de impactul negativ al intarzierilor in plati, UE a propus un regulament pentru intarzierea platilor (”REGULATION OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL on combating late payment in commercial transactions") pentru a moderniza cadrul legislativ existent (Directiva 2011/7/UE, transpusa in Romania prin Legea 72/2013 ...
Nov282023
RO e-Transport extinde monitorizarea pentru a include produse alimentare si tutun - Propunere de modificare din 01 Martie 2024
de
Profeanu Laura
28 Nov 2023
Din martie 2024, sistemul e-Transport al Romaniei va cunoaste schimbari semnificative, conform unui recent proiect de ordin publicat de ANAF.
In prezent, bunurile cu risc fiscal ridicat transportate rutier care fac obiectul monitorizarii prin Sistemul RO e-Transport, confom Ordinului Presedntelui ANAF nr. 802/2022 (in vigoare de la 03 mai 2022) ...