Modificari importante in normele de functionare a Serviciilor de Arhivare

Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 151/2023 (pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996) a adus o serie de modificari esentiale in privinta normelor referitoare la autorizarea si functionarea serviciilor de arhivare. Aceste schimbari vizeaza mai ales locul de desfasurare al serviciilor, precum si anumite obligatii legate de angajati si autorizatii.

Locul de desfasurare al serviciilor
Potrivit noilor reglementari, operatorii economici nu mai pot oferi servicii arhivistice exclusiv la sediul beneficiarilor, fiind impusa obligativitatea detinerii unui spatiu distinct pentru fiecare serviciu de arhivare, cu exceptia serviciilor de legatorie si restaurare, care  pot fi prestate in acelasi spatiu. Acest aspect are potentialul de a creste calitatea serviciilor si de a asigura o mai buna pastrare a documentelor.

Cerintele privind autorizatia de securitate la incendiu si personalul angajat
Conform art. 17 - 21 din normele de aplicare, in vederea obtinerii autorizatiei de functionare pentru:
- serviciul arhivistic de pastrare si conservare
- serviciul arhivistic de restaurare
- serviciul arhivistic de legatorie
- serviciul arhivistic de prelucrare arhivistica
- serviciul arhivistic de utilizare
operatorii economici trebuie sa aiba personal angajat si calificat pentru ocupatiile de arhivist si arhivar si sa detina, printre altele, autorizatia de securitate la incendiu emisa de inspectoratul pentru situatii de urgenta pentru intreaga constructie unde se afla depozitul/spatiul din care face parte incaperea amenajata, indiferent de suprafata afectata desfasurarii activitatii.

Definitiile pentru cele doua profesii: arhivar (angajat) si arhivist (specialist) sunt similare: isi desfasoara activitatea la un creator/detinator de arhiva, avand dobandite competente profesionale potrivit Standardului ocupational de arhivar/arhivist si care detine un certificat de absolvire/calificare profesionala emis de furnizori de formare profesionala autorizati in conditiile legii.  Subtilitatea diferentei se afla in nivelul de specializare si competenta, sugerand ca un "arhivist" are un nivel mai inalt de formare sau expertiza comparativ cu un "arhivar".

Modificari la procedura privind eliberarea certificatelor, adeverintelor, copiilor si extraselor de pe documente
Un alt pas inainte este faptul ca persoanele fizice sau juridice pot solicita certificatele, adeverintele si alte documente atat in format letric, cat si electronic, facilitand astfel procesul pentru utilizatori:

1. Modalitatea de depunere a cererilor:
   • Persoanele fizice sau juridice pot depune cereri catre creatori, detinatori de documente, succesorii lor in drepturi si operatorii economici autorizati.
   • Cererile pot fi in format letric sau electronic.
2. Timpul de solutionare a cererilor:
3. Cererile sunt solutionate intr-un termen maxim de 60 de zile calendaristice de la inregistrare.
4. Data emiterii notificarii de plata si data efectuarii efective a platii sunt incluse in aceste 60 de zile.
5. Daca sunt necesare date sau informatii suplimentare pentru identificarea actelor solicitate.
6. Daca tarifele stabilite de presedintele Casei Nationale de Pensii Publice nu au fost achitate integral.
7. Termenul de 60 de zile incepe dupa completarea cererii initiale sau dupa achitarea integrala a tarifelor.
8. Limitele maxime ale tarifelor sunt reglementate prin ordin al presedintelui Casei Nationale de Pensii Publice.
9. Documentele (certificate, adeverinte, copii, extrase) se elibereaza in format letric.
10. Se pot preda la sediul creatorilor sau detinatorilor de documente, personal sau prin reprezentant legal.
11. Alternativ, se pot trimite prin servicii de curierat/postale, cu confirmare de primire.
12. Preconditii pentru demararea termenului de 60 de zile:
13. Tarife pentru servicii arhivistice:
14. Modul de eliberare si transmitere a documentelor:

Noutatile nu se opresc aici. Ordinul a adus clarificari si in procedura de obtinere a autorizatiei de functionare. De exemplu, Arhivele Nationale vor analiza documentatia depusa in 15 zile calendaristice, in loc de 10 zile.

Consecinte in cazul retragerii autorizatiei
O ultima mentiune esentiala este legata de retragerea autorizatiei de functionare. In astfel de situatii, operatorul economic autorizat va detine arhiva, cu toate responsabilitatile legale, pana cand aceasta va fi transferata unui alt operator autorizat.
Conform art. 24 din norme, retragerea autorizatiei de functionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, se face:
- la cererea operatorului economic autorizat,
- in urma constatarilor rezultate cu ocazia controlului desfasurat de catre reprezentantii structurilor Arhivelor Nationale,
- din oficiu, in urma unor sesizari, reclamatii sau verificari.
Retragerea autorizatiei de functionare pentru serviciul arhivistic de pastrare si conservare, duce implicit si la retragerea autorizatiei de functionare pentru serviciul arhivistic de utilizare, si invers.
Retragerea autorizatiei de functionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se va inscrie in Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, in termen de 5 zile calendaristice de la data notificarii de catre Arhivele Nationale privind emiterea actului administrativ de retragere sau solutionarea contestatiei.

Concluzie
Ordinul MAI nr. 151/2023 reflecta o abordare mult mai riguroasa si detaliata in ceea ce priveste serviciile de arhivare din Romania. Aceste schimbari sunt menite sa asigure o mai buna protectie si gestionare a documentelor, intr-un mediu in care informatia este esentiala.