Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura in relatia B2G

Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat si administrat de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National de Informatii Financiare. Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul privat virtual (SPV).

Pregatirea si transmiterea facturii electronice

In vederea transmiterii facturii electronice, emitentul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:
a) interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura;
www.efactura.mfinante.ro.
In urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.

Verificarea facturii electronice

In situatia in care nu sunt identificate erori, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor care atesta primirea facturii electronice in sistemul RO e-Factura.
In situatia in care sunt identificate erori, factura electronica nu se considera transmisa in sistem, respectiv nu este primita de catre destinatar, emitentul primind un fisier de tip XML ce contine erorile identificate, insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.
Dupa corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronica in sistemul RO e-Factura.
Dupa efectuarea verificarilor automate, fisierele vor fi disponibile in sistem pentru descarcare.

Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2B

In vederea primirii si descarcarii facturii electronice, destinatarul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:
a) interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizand o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
b) utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G

Destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G, au obligatia sa primeasca si sa descarce factura electronica prin accesarea sectiunii Factura electronica disponibila in SPV din cadrul portalului ANAF sau, in cazul celor inregistrati in Registrul entitatilor publice, prin accesarea «Punctului Unic de Acces» de pe site-ul Ministerului Finantelor - Sistemul national de raportare Forexebug, sectiunea «Vizualizare rapoarte» - «Facturi electronice».
Primirea si descarcarea facturii electronice emise in relatia B2G, pot fi efectuate de catre persoanele inregistrate ca utilizatori in SPV din cadrul portalului ANAF sau de catre persoanele inrolate cu rol de vizualizare rapoarte in sistemul national de raportare Forexebug.

Corectia facturii electronice

In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.
In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2G asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza inclusiv prin sectiunea Factura electronica disponibila in SPV din cadrul portalului ANAF sau prin sistemul national de raportare Forexebug emitentul facturii electronice, prin transmiterea unui mesaj.
Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura.
Corectia facturii electronice comunicate destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Codul fiscal. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura.

Notificarea emitentului si destinatarului privind factura electronica

Pentru fisierele nedescarcate, precum si pentru mesaje transmise de catre destinatar si nedescarcate de catre emitent, se transmit notificari in ziua urmatoare publicarii fisierelor nedescarcate, in mod automat. Notificarile sunt transmise la adresele de posta electronica completate in SPV de catre reprezentantii emitentului, daca a fost exprimata optiunea in acest sens.

Disponibilitatea pentru descarcarea facturii electronice in sistemul RO e-Factura

Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere. 

Temei legal:
- Ordinul Ministrului finantelor nr. 1365/2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura
- Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, din 05.11.2021